福建工程学院财会类档案工作规范

附件8：

福建工程学院财会类档案工作规范

        第一章 总  则

第一条  为加强学校财会档案管理，更好地为学校教学、科研、管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字［1998］32号）、《高等学校档案管理办法》、《福建省会计档案基础工作规范》等规定，结合学校实际，制定本规范。

第二条 本规范适用于学校计财处、附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位。  

第三条财会档案是指我校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。

第四条 财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分。

第五条 财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第六条 财会档案工作实行“三纳、四同步”管理，即：纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

第七条 财会档案工作归口学校档案室和计财处共同负责管理。  

第八条 计财处、附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位，应有一位负责人分管财会档案工作，确定本单位的兼职档案员。

第九条 学校档案室对已移交的财会档案妥善保管、方

便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第十条要把财会档案工作列入学校发展规划，要保证财会档案管理必要的经费、库房和设施（包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等）。

第二章  财会档案归档范围与保管期限

第十一条 确定原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

    3.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

第十二条 归档的主要内容和重点（具体范围见附件1）

    1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、财务报告、报表、工资清册等方面。

    2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型、载体的具有长期保存价值的文件材料。     

第十三条 财会文件材料实行纸质文件与电子文件双轨制同时归档原则。

第十四条 财会档案的保管期限（具体见附件1）

1.财会档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

2.财会档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

3.本规范规定的财会档案保管期限为最低保管期限，各

类财会档案的保管期限原则上应当按照本规范附件1所列期限执行。

第十五条不归档的文件材料

1. 上级有关财务的普发性（非专指本校）、不办的文件；

2. 未定稿的文件；

3. 重份文件及校内其他单位发来的文件；

4. 未生效的合同、协议、单据；

5. 无查考利用价值的一般性、临时性文件；

6. 与校外单位交换来的材料（可作资料保存）

第十六条 财会档案的密级，按国家相关规定划定。

第三章　财会文件材料的部门立卷与归档流程

第十七条 计财处、附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位的财务部门是财会档案的立卷部门，会计承办人员是财会档案的立卷人，应对本单位财会档案按归档要求及时进行整理、立卷。

第十八条 财会部门的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

第十九条学校档案室应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

第二十条 整理组卷  

1.遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序，内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

    2.按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3.各财务立卷部门将各种记账凭证分别按时间、类目顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

4.各类记账凭证的案卷封面与脊背项目应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切反映卷内材料内容，包括全宗名称、责任者，内容和文件类型、名称、时间等，用不退色的墨水书写或打印，字迹工整、清晰。

5.编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

6.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由学校档案室保管到结清债权债务时为止。

7.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、

损毁等需要说明的情况。

    8.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷

9.案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。或按《福建省会计档案基础工作规范》第七 、八、九、十条执行。

第二十一条 财会档案综合管理性文件材料整理、组卷，按《福建工程学院归档文件整理实施细则》执行。

第二十二条 财会工作所产生的电子文件的整理、立卷、归档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行，并标注参见号。

第四章  财会档案归档验收

第二十三条 当年形成的财会档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满之后的次年6月底前，由兼职档案员将应归档的财会档案移交清册一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案室办理移交手续，移交清册双方各执一份备查 。

第二十四条 交接财会档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，学校档案室有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第二十五条 学校档案室接收保管的财会档案，原则上

应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，学校档案室应当会同计财处经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第二十六条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的财务部门及时移交给学校档案室。

第二十七条 单位合并后，原各单位解散或一方存续而其他方解散的，原各单位的财会档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其财会档案仍由原各单位保管。

第二十八条 单位分立后原单位存续的，其财会档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财会档案；单位分立后原单位解散的，其财会档案应当及时移交给学校档案室。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第二十九条 单位之间因业务移交所涉及的财会档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财会档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第五章  财会档案的管理

第三十条 分类编号、编目

1．按《中国档案分类法----教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。

2．根据财会档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表（见附件1）。

3．财会档案的实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

4．按照GB3792.5-85《档案著录规则》，编制案卷级、财会档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

第三十一条 保管

 1.案卷入库时，应全面检查账、物、卡是否相符。然后按不同的类目的档号顺序分别排列。

2.计财处、学校档案室和其他财会档案保管单位，应提供合适的财会档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第三十二条 鉴定与销毁

1.财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按国家相关规定

及《福建工程学院财会类档案归档范围与保管期限》执行，

对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的财会档案应当按照规定程序及时销毁。

2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的财会档案，应当在财会档案销毁清册和财会档案保管清册中列明。

3.保管期满的财会档案，除本规范第三十二条第二款规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（1）由学校档案室会同计财处提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明销毁财会档案的单位、档号、名称、册数、起止年度 、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（2）由主管院领导、计财处负责人、院办负责人和学校档案室负责人，分别在销毁清册上签署意见；

（3）销毁财会档案时，应当由学校档案室和计财处共同派人员监销；

（4）监销人在销毁财会档案前，应当按照财会档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的财会档案，核对无误；销毁后，应当在财会档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告学校主管院领导。财会档案销毁清册（见附件4、5）。

第三十三条 查阅利用

1.计财处、学校档案室应当建立健全财会档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅财会档案，又要保证财会档案的安全。

2. 本校人员查阅财会档案，凭有效证件，必须经院办领导、计财处负责人批准，必要时经主管院领导批准，并办理

查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

3. 本校财会人员查阅财会档案，只能查阅所在本单位的财会档案。

4.校外人员或单位查阅财会档案，凭单位介绍信及有效证件，必须经主管院领导、计财处负责人和院办领导批准， 方可查阅。

5.保存的财会档案不得外借。如有特殊需要，经计财处负责人和院办负责人批准，办理借阅登记手续。查阅或者复制财会档案的人员，严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换。

第六章   财会档案工作岗位责任制

第三十四条 计财处应当建立健全校各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、兼职财会档案管理人员对财会档案的管理责任。

第三十五条 财会档案的立卷人要对财会档案的完整性、立卷的及时性负责。

第三十六条 财会档案保管人员要妥善保管好财会档案，

要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，要采取防磁、防折措施。  

第三十七条 财会档案使用人和查阅人应遵守档案查阅

登记制度。损坏、丢失财会档案的，按国家规定要追究相关

人员的责任。

第三十八条对擅自涂改、拆封、抽换、故意销毁财会档案的单位和个人，按国家规定要追究其相应责任 。   

第七章  附  则

第三十九条 本规范未尽事宜按国家有关规定执行。

第四十条 本规范由计财处和学校档案室负责解释。

第四十一条 本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件：

1．福建工程学院财会类档案归档范围与保管期限

2．财会档案案卷目录

3. 财会档案移交清册

4. 财会档案销毁清册

5. 财会档案销毁清册审批表

附件一：

福建工程学院财会类档案归档范围与保管期限

归档单位:计财处、附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位（分类号：WS12、CK12-CK16）

一、综合（分类号WS12）

附件二：

财会档案案卷目录

福建工程学院档案室

附件三：

财会档案移交目录

移交单位(盖章)：                                                             接收单位（盖章）：

移交人：监交人：接收人：

移交时间：接收时间：

附件四：

财会档案销毁清册