福建工程学院学籍档案管理实施细则

附件7：

 福建工程学院学籍档案管理实施细则

第一条为了加强学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和有关法规，结合我校实际，制定本细则。

第二条学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字、图表、声像等材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

第三条学籍档案是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，由学校档案室永久保存。

第四条学籍档案的归档范围：

一、《学籍表》；

二、《成绩表》（辅修二学位成绩入此）；

三、其他具有永久保存价值的材料。

第五条  纸质文件材料与电子文档实行双轨制同时立卷、归档原则。

第六条 电子文档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行。

第七条 整理单位

本专科学生、继续教育学生学籍文件材料按系别、专业、班级以“案卷”为单位整理、立卷。

第八条 案卷排列顺序，本科生案卷排在前面，专科生案卷排在后面。

第九条 卷内文件材料排列顺序，本专科生、继续教育学生每卷卷内文件材料按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。

第十条 立卷要求

一、立卷前检查：核准毕业班级数及毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。

二、编写页号：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，最后一份学籍卡片需填写首尾两个页号，两个页号间用“-”隔开，如99-100；页号位置在非装订线一侧的下角，正面在右下角距边20mm处，背面在左下角距边20mm处，各卷之间不连续编页号，页号用打号机打在上面。

三、填写内容

（一）学籍表：

学生基本信息上的各项内容有：

1、学生学号、姓名、班级、专业等；

2、家庭情况；

3、本人简历；

4、奖励情况（填写省级以上奖励、含省级，没有写“无”）；

5、异动情况（退学、休学、降级、复学、转学、转系、转专业、离校待考、出国等情况按要求填写清楚，没有写“无”）；

6、毕业情况：毕业证书号、学位证书号可不填写；填写毕业时间、所获学位（要填写学位评定结果并盖章）、毕业设计题目等。

    （二）成绩表：课程成绩信息必须完整、准确，不得涂改，本单

位盖章、系审核人签字后放在学籍表后面。

（三）学籍表上的照片，应为原版２寸正面免冠照片 。

四、退学、转学、出国学生学籍档案的学籍表和成绩表，与原班级学籍档案同时立卷归档；

五、离校待考学生学籍档案放在学生毕业年度本专业、班级的最后，专业取消（或专业方向不对口）的单独立卷归档；

六、降级、复学、转系、转专业的学生学籍档案放在毕业年度就读专业、班级立卷归档。

七、各教学单位于每年10月末前，将本单位本年度的毕业班级案卷数报学校档案室。

第十一条 归档材料的质量要求

一、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；

二、手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色墨水 ；

三、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

四、学生降级、休学、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、离校待考、出国等情况要在学籍表异动情况中及全引（卷内）目录备注中注明；

第十二条 档号标识与编制原则

一、档号标识：

学籍档案档号=年度号+保管期限代码+学籍类目代码+案卷号

模式如下：

20××—Y—JX14 C（D、E、F、G）—1～n

（一）20××：年度号，学籍档案形成的最后年即学生毕业年度；

（二）Y  ：保管期限代码为永久 ；

（三）JX14 C（D、E、F、G）：学籍类目代码，JX14为二级类目代码，C为本科生学籍分类代码、D为专科生学籍分类代码、E中专生学籍分类代码、F为技工生学籍分类代码、 G为继续教育学生学籍分类代码；

（四） 1～n  ：案卷号，按最下位类目流水。

二、档号编制原则：本专科生、继续教育学生由各教学单位按学籍分类编号，案卷号每年从1开始，暂由所在教学单位用铅笔标注，最后由学校档案室审定后统一编制

     例如：

    1、 福建工程学院机电及自动化工程系08届电子信息工程专业0401班本科学生学籍卡，在2008年学籍档案中为第1卷，其档号标识为:

2008  -  Y   -  JX14C  -   - 1

|      |        |          |

年度 保管期限 学籍分类号   案卷号

2、 福建工程学院计算机与信息科学系08届计算机应用技术专业051班专科学生学籍卡，在2008年学籍档案中为第23卷，其档号标识为:

2008-Y-JX14D-23

3、 2008年继续教育学院毕业生学籍档案第1卷的档号标识为：2008-Y-JX14G-14

第十三条 卷内目录及备考表

一、全引（卷内）目录：

（一）档号：档案的身份证号，具有唯一性，暂由所在教学单位用铅笔标注，最后由学校档案室审定后统一编制；

（二）案卷题名：准确揭示卷内文件材料内容，包括责任者、题名、文种三方面，字数不超过50个字。

案卷题名包括学校、系、届、专业、班级、本、专科生 、继续教育学生学籍成绩表等内容。如一个班级学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。例：福建工程学院机电及自动化工程系08届电子信息工程专业0401班本科学生学籍卡；

（三）起止日期：入学时间—毕业时间（如2004.09-2008.07）；

（四）卷内页数：本卷的总页数；

（五）保管期限：永久；

（六）序    号：卷内学生排列的顺序号，一个学生一个序号，每卷从1 开始；

（七）文件编号：学生学号；

（八）责 任 者：文件形成单位；

（九） 文件题名：专业、班级、姓名（如：电子信息工程 0401 王××）；

    （十） 日期：学籍档案形成的最后年月即毕业时间 ；

（十一）页号：每个学生学籍首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如99-100）；

    （十二）备   注：需要说明的问题。

    二、卷内备考表：要标明卷内总页数，有关情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等，填写一份放在本卷最后见附件2。

第十四条装订

去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、全引（卷内）目录、学籍表、成绩表等、卷内备考表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。

第十五条 归档

（一）归档时间：于学生毕业当年寒假前归档；

（二）归档单位：由所在教学单位负责归档；

（三）学籍档案移交清册一式二份，双方按移交内容清点核对，各保存一份备查，连同案卷一同移交学校档案室。

第十六条 学籍归档工作的监督、检查、指导

一、学校档案室会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；

二、学校档案室负责学籍档案立卷、归档工作的指导。

第十七条 本细则由学校档案室负责解释。

第十八条 本细则未尽事宜按国家相关规定执行。

第十九条 本细则经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件一：

全引（卷内）目录

福建工程学院档案室

附件二：

卷内备考表

附件三：案卷目录

福建工程学院档案室