福建工程学院科学技术研究类档案工作规范

附件4：

福建工程学院科学技术研究类档案工作规范

          第一章总则

第一条为了加强我校科学技术研究档案（以下简称科研档案）整理立卷和归档工作，充分发挥科研档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等国家有关法规，结合我校实际，制定本规范。

第二条 科研档案是指凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体形式的历史记录。

第三条科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

第四条科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。

第五条实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与学校档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第六条科研处、各课题组等有关部门应有一位负责人分管科研档案工作，并配备相应的兼职档案员，做好科研档案的形成、积累、立卷和归档。在业务上接受学校档案室的指导、监督、检查。

第七条学校档案室应深入课题组了解课题进展情况，认真做好科研档案的接收、保管和提供利用工作。

第八条 实行科研综合管理性文件材料形成部门和课题组立卷制度，每个课题组的课题（项目）结题后，交科研处审查后，统一归档 。

第九条 把科研档案工作列入学校科研工作的开展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从科研经费总额中拨出一定的数额作为本校科研档案工作经费。

第二章科研档案归档范围与保管期限

第十条 归档范围确定的原则

1、 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、 归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

    3、 归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的不同特点和成套性。

    4、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

    5、与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

第十一条 归档的主要内容和重点：（具体范围见附件1 ）

1、归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

    2、归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应

      归档。

          4、归档的科研文件材料实行纸质文件与电子文件双轨制同

时归档原则。

第十二条科研综合管理性文件材料、科研项目（课题）文件材料保管期限见附件1。

第十三条课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按照《科学技术保密条例》执行。

第十四条 不归档的文件材料

1、上级有关科研的普发的（非专指本校）、不办的文件；

2、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

3、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

4、重份文件；

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6、非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

7、校内其他单位发来的文件；

8、与校外单位交换来的材料。

第三章科研文件材料的部门立卷与归档流程

第十五条 形成积累

1、坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度，科研处和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

2、科研项目（课题）负责人主持立卷归档责任制，课题负责人在制定和讨论工作计划安排时，向项目组成员布置形成、积累、立卷、归档工作任务。

3、课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与项目的业务性文件汇总整理成卷，向科研处提交完整、准确、系统的科研档案材料后统一归档。

4、学校档案室应深入项目组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科研文件材料的积累工作。

第十六条 项目文件归档质量要求

1、 科研处、课题组应严格执行科研文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

2、归档的项目文件应完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。原则上要求归原件，若原件已上报，

则可归一份复印件（具有凭证作用的复印件要加盖单位公章）。

3、归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，图表整洁，用纸优良，签字手续完备。

4、需永久、长期保存的文件禁止用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

5、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合要求。

6、录音、录像文件应保证载体的有效性。

7、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

8、归档的文件材料反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案，应标注互见号与载体形式 。

第十七条  科研项目归档文件整理组卷按附件2执行。

第四章科研档案归档验收

第十八条 重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案室参加。

第十九条 科研处、学校档案室对已结题的项目在归档前进行审查、验收。凡归档材料不完整、不齐全者，未经学校档案室验收的科研项目，不得进行鉴定、验收，不得申报成果。

第二十条 归档时间

1、科研综合管理性文件于次年6月末前归档。

2、科研项目的文件材料在通过鉴定验收后两个月内由课题组汇总统一交科研处归档。

3、暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

 4、科研档案移交目录一式两份，连同案卷一同向学校档案室移交，经学校档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

第五章科研档案的管理

第二十一条 分类编号、编目

1、按《中国档案分类法----教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。

2、根据科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表（见附件1）。

3、科研档案实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

4、编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792.5-85《档案著录规则》编制案卷级、文件级科研档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

第二十二条 科研档案的保管

档案库房要采取防盗、防火、防潮、放尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第二十三条 科研档案的鉴定与销毁

1、科研档案的鉴定与销毁应根据《福建工程学院科学研究档案归档范围与保管期限》的要求，对已满保管期限的科研档案进行鉴定，按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行鉴定销毁。

2、科研档案的鉴定与销毁工作，在主管院领导的领导下，由学校档案室、科研处、课题组等有关部门组成鉴定小组，负责对已到期的档案进行档案价值的鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经主管院领导批准后，方可存毁，不能随意自行销毁。

3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第二十四条 科研档案的开发利用

1、增强服务意识，按照行业标准编制检索工具，积极使用

计算机网络技术，开展科研档案数字化处理，逐步实现科研档案

管理信息化、网络化，为开发利用科研档案信息资源创造便利条件。

2、本校教职工查阅科研项目档案应经课题组负责人同意后办理查阅手续后方可查阅。

3、校外单位或个人利用时，应持单位介绍信，经科研处、

课题组负责人及院办主任同意后，方可查阅。涉及重大问题和

机密的还要报请院领导批准。

4、凡利用室藏档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应按照国家规

定收费。

5、 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。

6、对借出档案，学校档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，按学校规定严肃处理。

第六章附则

第二十五条 本规范由学校档案室负责解释。

第二十六条 本规范未尽事宜按国家有关规定执行。

第二十七条 本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件：

1、福建工程学院科学技术研究类档案归档范围和保管期限表

2、福建工程学院科学技术研究类档案整理规则

3、全引（卷内）目录

4、备考表

5、案卷目录

6、科研档案移交目录

附件一：

福建工程学院科学技术研究类档案归档范围和保管期限表

归档单位：科技处（分类号WS11、KY12----15）

二、科研项目（分类号KY12）

科研准备阶段（KY12—1）

三、专利（分类号KY13）

四、取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料（分类号KY14）

 五、 学术成果（分类号KY15）

附件二：

福建工程学院科学技术研究类档案整理规则

一、 项目文件整理、组卷  

（一）整理单位

科研综合管理性文件以“件”为单位整理，按照《福建工程学院归档文件整理实施细则》执行；科研项目（课题）文件材料以“卷”为单位整理。

（二）项目文件整理组卷

1、根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理。视其材料多少，组成一题（项目）一卷或数卷。

2、 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系和便于利用查考的组卷原则；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

3、将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算等整理组成综合卷，排放在研究项目（课题）全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

4、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

5、卷内文件的排列，卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，印件在前，定(草)稿在后；结论性材料在前，依据材料在后（如鉴定证书在前，鉴定材料在后）。

6、科研项目所产生的电子文件整理、立卷、归档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行, 并注明参见号。

7、科研项目所产生的声像载体材料整理、立卷、归档按《福

建工程学院声像载体档案工作规范》执行, 并注明参见号。

8、课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

二、案卷编目

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件固定顺序后用打号机逐张编写页号。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷页号均从1开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角；印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

（二）卷内目录内容：

——档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性，暂由各部门用铅笔标注，最后由学校档案室审定后编制；

——案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括责任者、项目名称、内容；

——起止时间：卷内文件形成的起止年月；

——卷内页数：卷内总页；

——保管期限：永久、长期、短期；

——序号：一个文件一个号或一张图纸一个号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序；

——文件编号：文件发文字号或项目代号；

——责任者：文件的发文机关或署名者 ；

——文件题名：文件标题全称；

——日期：文件形成日期；

——页号：每份文件首页上标注的页号。（注：最后一份文件填写首尾两个页号，两页号间用-隔开，如96-98）；    

——备注：需要说明的问题。

（四）卷内备考表

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量 ，说明组卷情况；立卷人 、审查人（一般为项目组负责人）、检查人、立卷时间。

——参见号：反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。

（五）案卷封面和脊背的编制

1、案卷封面的编制应符合下列规定：

⑴ 案卷封面印刷在卷盒正表面。

⑵ 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

① 档号应由年度、分类号、项目号和案卷号组成；

② 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案室代号由档案室填写；

③ 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括责任者、项目名称、卷内文件的内容；

④ 编制单位应填写案卷内文件的立卷单位；

⑤ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；

⑥ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限；    

⑦ 密级分绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

2、案卷脊背，应印刷档号和案卷题名等。

三、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订或单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

（二）去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物；

（三）装订线以外有文字的要贴边条纸，有保存价值的小便条要贴在大纸上；

（四）整卷装订按照卷内目录、归档说明（放在本项目第一卷）、文件材料、备考表、封底顺序排好，左、下侧对齐，装订线离左侧15mm，三点一线装订，线在背面打结（应选择胶订或线装，不能用金属材料装订） 。

（五）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：类目名称、档号（室编号、馆编号）、件号、年度、保管期限的戳记章，并逐一填写。

（六）科研项目有图纸形式的，以手风琴式折叠成A4纸规格。

五、科研文件材料采用卷盒方式保管

六、卷盒、卷内表格规格

（一） 卷盒规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm，50mm。

（二）卷内目录、备考表的尺寸为A4纸规格。

（三）卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

（四）卷盒应采用无酸纸制作。

附件三：全引（卷内）目录

福建工程学院档案室

附件四：

卷   内   备   考   表

附件五：案卷目录

福建工程学院档案室