福建工程学院基本建设类档案工作规范

附件3：

福建工程学院基本建设类档案工作规范

    第一章  总 则

第一条 为了加强我校基建档案工作，提高基建档案的形成质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、（国档发[19884]号）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定，结合我校实际，制定本规范。

第二条 基建档案是基本建设工作的原始记录，对学校建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。基建档案必须实行集中统一管理，学校档案室为永久保存基地，任何单位和个人不得据为己有，确保基建档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条 本规范所称的基建档案是指凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目（新建、改建、扩建、技术改造及维修与装饰）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像材料等不同形式、载体的历史记录。

第四条 学校在与有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理、竣工验收、检测及大型设备购置合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件整理归档的责任，明确档案移交名称、内容、版本、套数、时间、载体、违约责任等。对没有提供准确完整的归档文件资料者，必须在合同中约定予以追究。

第五条 学校财务、审计部门在进行基建工程财务决算以及最后结算质保金时，应先取得基建处或学校档案室出具的归档证明。凡归档文件材料不齐全完整的，不得进行财务结算。

第六条 基建处、后勤处、资产处等有关部门应有一位负责人分管基建档案工作，配备相应的兼职档案员，做好基建档案的形成、积累、立卷和归档。在业务上接受学校档案室的指导、监督、检查。

第七条 基建档案工作要纳入工作计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行，基建档案应完整、准确、系统。实行“三纳入、四同步”管理。

第八条学校档案室要了解基建工程项目建设的进度状况，适时组织基建文件材料归档业务培训，主动参与基建项目竣工档案验收，认真做好基建档案的接收、保管和提供利用工作。

第九条基建档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从基建经费总额中拨出一定的数额作为本校基建档案工作经费。

第二章  基建档案归档范围的确定

第十条确定的原则

1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统，便于保管和利用。

3、归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。   

第十一条 归档内容

1、凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线、场所等基本建设工程，在新建、改建、扩建、技术改造、维修、装饰和管理过程中形成的文件材料，均属归档范围。

2、归档的主要内容包括：综合管理；基建项目：项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、项目审批、招投标、勘测、检测、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、竣工图、监理、竣工验收、生产技术准备、试生产与基建预算、概算、决算、器材管理等方面项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料。（详见附件1 ）

3、建设项目电子文件材料的归档范围按建设项目所形成的

纸质档案文件材料归档范围附件1执行。

4、建设项目声像档案材料的归档范围为建设项目各阶段所形成的声像档案材料。

5、归档的基建文件材料实行纸质文件与电子文件双轨制同

时归档原则。

第十二条基建文件材料保管期限的确定见附件1。

第十三条 不归档的文件材料

1、上级机关有关基建的普发性（非专指本校）、不办的文件；

2、正式施工前的草图，未定型图纸；

3、重份文件和重份图纸；

4、无查考价值的临时性、事务性文件。

第十四条 基建文件材料的密级按国家相关规定划定。

第三章  基建文件材料的归档流程与要求

第十五条 项目文件形成积累

1、 基建处分管档案工作的负责人、兼职档案员负责基建文件材料的形成、积累、立卷、审查、归档工作。

2、 基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料任务。基建档案建档工作要与项目建设进程同步。

3、 基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责综合管理性文件以及新建项目、扩建项目、改建项目、技术改造等文件材料的收集、整理、立卷、归档，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线、道路改造、维修等工作中形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档。建设项目中涉及仪器设备、器材的文件材料，在建设项目中资金成本统一核算的，由基建处负责收集、整理、立卷、归档；单独核算的由资产处归档。凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案员统一归档，任何单位和个人不得据为己有 。

4、基建项目实行总承包的，由各分包单位负责分包项目全部文件的收集、积累，并提交总承包单位汇总；基建项目由学校分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。竣工时分别由总承包单位、分承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建文件材料后，由基建处整理、立卷，统一归档。

5、 项目的勘察、设计、检测、监理、生产技术准备和试运行、项目器材供应、财务、竣工验收、管理等过程中形成的全部文件材料分别由承办单位负责收集、积累，向基建处提交完整、准确、系统的基建文件材料后，由基建处整理、立卷，统一归档 。

第十六条 归档项目文件质量要求

1、基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

2、 归档的项目文件材料应为原件，原则上不得出现复印件、传真件、复写纸等。

3、归档的项目文件应完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性；应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设全过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据真实可靠、无随意涂改、签字盖章手续完备、文件内容填写完整；文件质量符合归档的要求。

4、基建处要检查设计、施工、监理单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

5、使用基建文件材料过程中不允许随便变更。如有更改，必须填写变更通知单，并履行审批手续。

6、归档的外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

7、竣工文件材料是基建工程的实际反映，必须确保其真实、

准确、完整。对竣工文件编制、竣工图编制、整理、竣工图更改

方法、竣工图章的使用（所有竣工图必须加盖竣工图章，内容填写应齐全、清楚，有关责任人分别签名，不得代签）、竣工图的审核、交接、验收要参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA／T28—2002)》执行。以上规定应在工程承包合同或施工协议做出要求。

    8、归档的基建文件材料要求格式统一，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，用纸优良，签字手续完备。

    9、归档的底图，格式必须按国家制图标准绘制完成。

 10、归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；图幅较大的图纸，应折叠成手风琴式A4纸的规格，正面有图形及文字的尽可能折在里面，折叠后图纸的标题栏应露在外面（参照GB10609.3《技术制图、复制图的折叠方法》执行）。

11、需永久、长期保存的文件禁止用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

12、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合要求。

13、电子、录音、录像文件存储格式应符合国家标准要求，并保证载体的有效性。

14、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

15、归档的文件材料反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案，应标注互见号与载体形式 。

16、基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

第十七条基建项目归档文件材料的整理组卷规则见附件2。

第四章  基建档案归档验收

第十八条 档案验收是基建工程项目竣工验收的重要组成部分，必须按国家有关规定执行。学校档案室应是工程验收小组成员，会同基建处负责基建文件材料的验收工作。

第十九条 基建项目在正式竣工验收前，基建处应通知学校档案室，对准备归档的基建文件材料进行预验收 。

第二十条 验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；检查重点是归档材料是否齐全、签字手续是否完备、案卷质量是否符合要求。经检查不合格的档案，要限期整改并进行复查。

第二十一条 凡有下列情形的，一律不得进行或通过项目的竣工验收：①未进行项目档案验收；②项目档案验收不合格，且对存在问题不积极整改。

第二十二条 归档的项目文件材料除归档一套原件正本外，凡是重要和经常使用的文件材料要有一套副本归档，其它文件材料一般归档一份；对重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，另一套借阅使用。

第二十三条 列入城市建设档案接收范围的基建档案，应在竣工验收后的六个月内，向城建档案馆移交。凡向城建档案馆移交的档案中涉及工程管理性文件原件的，其原件由学校档案室保存；城建档案馆接收副本。

第二十四条 归档时间

1、基建综合管理性文件于次年6月末前归档。

2、基建项目文件应在正式通过竣工验收后三个月内，由基建处整理好后向学校档案室移交全部档案；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

3、对改建、扩建和技术改造、维修工程，基建处、后勤处应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内由基建处、后勤处整理好后向学校档案室移交。

4、基建档案移交目录一式两份，交接双方要认真清点，核查无误后在移交目录上签字盖章，双方各执一份存查，连同案卷一起移交。

第五章 基建档案的管理

第二十五条 分类编号、编目

1、按《中国档案分类法----教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。

2、根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表（见附件1）。

3、基建档案实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施

办法》执行。

4、编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792.5-85《档案著录规则》编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

第二十六条 基建档案的档案库房要采取防盗、防火、防潮、放尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第二十七条 基建档案的鉴定与销毁

1、基建档案的鉴定与销毁，按照《中华人民共和国档案法》、国家保密局有关文件精神，并根据《福建工程学院基建档案归档范围与保管期限》的要求进行鉴定销毁，对已满保管期限的基建档案进行鉴定。

2、基建档案的鉴定与销毁工作，在主管院领导的领导下，由学校档案室和基建处、后勤处、资产处等有关部门组成鉴定小组，负责对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案进行档案鉴定销毁，提出销毁或延长保管期的审查意见，报主管院领导批准后，登记造册方可存毁，不能随意自行销毁。

3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第二十八条 基建档案的利用

1、增强服务意识，按照行业标准编制检索工具，积极使用

计算机网络技术，开展基建档案数字化处理，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

2、查阅基建档案需按规定办理手续。我校基建处人员查阅基建文字材料，可持本单位介绍信或个人有效证件，直接到学校档案室查阅；若查阅竣工图纸，须经审批，以防违规改造房屋设施；其他人员查阅须经有关领导审批，方可查阅。校外人员查阅我校室藏基建档案，需持有关部门正式介绍信，经主管院领导、院办负责人、基建处负责人审批，方可查阅。

3、利用基建档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。对已经归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查单，经基建处负责人同意。未经批准，任何人不得更改基建档案。

第六章  附 则

第二十九条 本规范未尽事宜，按国家有关规定执行。

第三十条 本规范由学校档案室负责解释。

第三十一条 本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件：

1、福建工程学院基建类档案归档范围和保管期限表

2、福建工程学院基建档案整理规则

3、全引（卷内）目录

4、案卷目录

5、卷内备考表

6、基建档案移交目录

附件一：

福建工程学院基建类档案归档范围和保管期限表

归档单位：基建处、后勤处、资产处、财务处（分类号WS36、WS14、JJ12----JJ14、SXJJ、DZJJ）

五、声像档案（分类号SXJJ）

六、电子档案（分类号DZJJ）

附件二：

福建工程学院基建档案整理规则

一、项目文件的整理、组卷

（一）项目文件的整理

1、基建项目结束后，基建处分管基建档案材料工作的负责人，组织各项目所形成的应归档的基建文件材料的整理、组卷工作，由基建处各归档文件整理单位兼职档案员将形成积累、汇总的全部文件材料按归档要求整理、组卷。

2、基建综合管理性文件以“件”为单位进行整理；基建项目文件材料以“卷”为单位进行整理。

3、学校基建处将各机构、参建单位所形成的、汇总的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件等建设项目的全部文件材料，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

4、电子文件的整理

基建项目所产生的电子文件整理、立卷、归档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行，并标注参见号。

5、声像载体材料的整理

基建项目所产生的声像载体材料整理、立卷、归档按《福建工程学院声像载体档案工作规范》执行，并标注参见号。

（二）项目文件的组卷

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系和便于利用查考的组卷原则；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式分别进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。与项目关系密切的管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

⑴ 项目的前期文件按建设项目程序、专业、形成单位组卷；

⑵ 项目施工文件按单项工程、单位工程或阶段、专业组卷；

⑶图纸按单位工程、专业图组卷（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图、竣工图），其中项目竣工图按建筑、结构、水、电、暖通、电梯、消防、环保、综合图、室外专业图等或设计院出图卷册组卷；

⑷ 设备文件按专业、台件等组卷；

⑸ 管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；

⑹ 监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷；

⑺ 原材料试验按单项工程、单位工程组卷；

⑻ 竣工文件可按单项工程、专业等组卷。

3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长；

4、案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

（三）卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，印件在前，定(草)稿在后。

6、每个项目应填写归档说明，经基建处负责人审查后，放在本项目第一卷的卷内目录之后。

二、案卷编目

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件固定顺序后用打号机逐张打页号。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷页号均从1开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角；印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

（二） 卷内目录内容：

——档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性，由年度、分类号、项目号和案卷号组成，暂用铅笔标注，需经学校档案室审定后编制；

——案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等；项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

——起止时间：卷内文件形成的起止年月；

——卷内页数：卷内总页；

——保管期限：永久、长期、短期；

——序号：一个文件一个号或一张图纸一个号，用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序；

——文件编号：文件发文字号或图样的图号，或设备、项目代号；

——责任者：文件的发文机关或署名者；

——文件题名：文件标题全称；

——日期：文件形成日期；

——页号：每份文件首页上标注的页号。（注：最后一份文件填写首尾两个页号，两页号间用-隔开，如96-98）；

——备注：需要说明的问题。

（三） 卷内备考表

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、总页数，不同载体文件的数量，立卷单位对案卷说明组卷情况，立卷人、审查人（基建处负责人）、检查人、立卷时间等。

——参见号：反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。

（四）案卷封面和脊背的编制

1、案卷封面的编制应符合下列规定

⑴ 案卷封面印刷在卷盒正表面。

⑵ 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、档案室代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

① 档号应由年度、分类号、项目号和案卷号组成。

② 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案室代号由档案室填写。

③ 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

④ 编制单位应填写案卷内文件的立卷单位。

⑤ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

⑥ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。    

⑦ 密级分绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

2、案卷脊背，应印刷档号和案卷题名等内容 。  

三、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订或单份文件装订两种形式，图纸可不装订，但同一项目应统一。

（二）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

（三）装订线以外有文字的要贴边条纸，有保存价值的小便条要贴在大纸上。

（四）整卷装订按照卷内目录、归档说明（放在本项目第一卷）、文件材料、备考表、封底顺序排好，左、下侧对齐，装订线离左侧15mm，三点一线装订，线在背面打结（应选择胶订或线装，不能用金属材料装订） 。

（五）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上角加盖有单位名称、档号（室编号、馆编号）、件号的戳记章，并逐一填写。

（六）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序，文号及装订形式。

四、基建文件材料采用卷盒方式保管

蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

五、卷盒、卷内表格规格

（一） 卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm，50mm。

（二）卷内目录、备考表的尺寸为A4纸规格。

（三）卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

（四）卷盒应采用无酸纸制作。

附件三：

全引（卷内）目录

福建工程学院档案室

附件四：案卷目录

福建工程学院档案室

附件五：

卷   内   备   考   表