福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范

附件2：

福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范

       第一章总则

第一条 为适应信息化建设的需要，规范我校电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和中华人民共和国国家标准（GB/T18894-2002）《电子文件归档与管理规范》、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》等有关法规，结合学校实际制定本规范（以下简称《规范》）。

第二条 本《规范》适用于我校党政机关、系、部、馆、中心及其他单位在公务活动中产生、具有规范格式的电子文件。学校实行由电子文件形成单位、文书处理部门及课题组归档立卷制度。

第三条 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第四条 归档的电子文件应保证凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

第五条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第六条 电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件，制成纸质文件或缩微品等与原电子文件（及相应支持软件、其他说明等）的存储载体一同归档，并建立准确、可靠的标识与之对应，使两者建立互联；同时在每一个存储载体中存有相应的符合规范要求的机读目录。

第七条 学校档案室配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。

第八条 电子文件与其他门类、载体的档案实行集中统一管理。

第九条 学校实行电子文件与纸质文件双轨制同时归档原则。

第二章组织管理与职责

第十条 为了保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，各单位自电子文件产生时，在形成、承办、传输、整理与归档等工作中，要建立一套严格的管理制度和技术措施，将电子文件的积累、收集、整理、归档、移交工作纳入本单位相关人员的岗位职责。

第十一条 学校档案室是学校电子文件归档与电子档案管理的归口单位，负责归档电子文件的集中统一保管与提供利用。对各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作，在业务上实行监督、检查和指导。

第十二条 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由电子文件形成部门负责，移交后由学校档案室负责。

第三章电子文件的真实性、完整性和有效性

第十三条 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

第十四条 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

1.登记处理过程中相互衔接的各类责任者。文件起草者、修改者、审核者、签发者等 。

2.登记处理过程中的各类操作者文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。

3.登记处理过程中产生的责任凭证信息的批示、签名、印章、代码等。

4.登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

第十五条 采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

1.建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，防止非法侵入。

2.设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

3.对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

4.对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

第十六条 建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

第十七条 建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。

第四章电子档案的归档范围与保管期限

第十八条 学校各部门在党政管理、教学、基建、科研、设备、财会、产品、出版以及其它职能活动中直接产生的、并具有参考利用价值的电子文件均应列入归档范围。具体归档范围与保管期限参照学校制定的各类纸质档案归档范围与保管期限执行。

包括与之相应的支持软件、背景信息和元数据应一同归档，以保证归档电子文件的完整性。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

归档内容主要包括：

1. 上级在通信网络上传送给我校各类文件的电子文本；

2. 学校党委、行政印发的各类文件的电子文本；

3．各职能部门印发的业务管理性文件的电子文本；

    4．各单位编印成册的资料汇编、成果汇编、制度汇编、工作简报、大事记、年鉴以及校报的电子版本；

    5．党代会、教代会、团代会、学代会及全校性重要工作会议、学术会议等形成的会议材料的电子文本；

    6．重大事件、活动形成的电子文本；

    7．党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、产品、财会等工作中形成的电子文本。

第十九条 各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等均应归档。

第二十条 电子文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同归档。

第二十一条 对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

第二十二条 电子文件涉密及密级划分按照国家、省有关涉密纸质文件管理和密级划分的文件规定执行。

第五章电子文件的收集、积累

第二十三条 主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。

第二十四条 收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。

电子文件稿本代码为：

M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

第二十五条 电子文件信息类型

1.按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件。

电子文件格式类型代码：

T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V一影像文件；

A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。

2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

文本文件应以XML、RTF、TXT为通用格式。归档前使用转换工具将其转换为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动，并与原件一起保管。

3.使用扫描仪等数字设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如果采用了非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

图像文件通常以JPEG、TIFF为通用格式。

4.用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

5.用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

6.用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

7.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

8.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

9.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

10.对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件。应注意与电子文件一同收集。

第二十六条 当运用计算机系统进行公务或其他事物处理过程只产生的电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时将电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

第二十七条 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
第二十八条 正式文件是纸质的，同时文件形成部门或信息管理部门已通过计算机等数字设备进行了全文转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

第二十九条 保存的电子文件内容与纸质文件等不同载体上所保存文件内容相同时，应在彼此之间建立准确、可靠的标识。

第三十条 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任而不能适时进行逻辑归档的电子文件，需采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

第三十一条 对收集积累的电子文件应定期制作备份，并要及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。

第三十二条 电子文件登记

收集积累的每份电子文件均应在《福建工程学院电子文件登记表》表A1 、表A2中登记。      

第六章归档电子文件的整理

第三十三条归档电子文件的整理要求

1. 把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行

   相对集中分类组织存储载体。

   2.归档电子文件的整理，按《福建工程学院归档文件整理

   实施细则》的相关要求进行。

   3.归档电子文件以“件”为单位整理。

   4.电子文件的分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

   5.归档电子文件的元数据著录应参照国家有关规定执行。

   6.将著录结果制成机读目录和纸质目录。

   7.电子文件的载体代码为：

   存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘等。

   第七章电子文件的归档、移交

   第三十四条 电子文件在归档前由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性等项目进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《福建工程学院归档电子文件移交、接收检验登记表》（表A3）。检验项目按第四十条执行。

   第三十五条电子文件形成部门应定期把经过检验、鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

   第三十六条 采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

   第三十七条 电子文件归档

   电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

   一、逻辑归档： 学校在内部局域网或系统专用网的办公自动化系统中设置了鉴定工作的程序与实时逻辑归档功能的，其鉴定工作可由系统自动完成的，并具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位，可以直接向学校档案室实施逻辑归档，其基本要求是：

   1.电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。

   2.学校档案室管理人员会同各单位兼职档案员设定查询归档电子文件的权限。

   3.各单位兼职档案员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的服务器上，服务器必须采取磁盘镜像或双机备份等可靠的备份措施。

   4.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

   5.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，

   必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系

   统中运行。

   6.电子文件归档后，学校档案室管理人员、各单位兼职档案员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

   7.各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向学校档案室移交归档。

   8.应定期将归档的电子文件备份至能够脱机保存的载体中。9.凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理

   归档。

   二、物理归档：学校局域网、专用网的办公自动化系统功能达不到逻辑归档要求的，其电子文件的归档采用物理归档方式。物理归档的基本要求是：

   1.各单位兼职档案员、电子文件承办人应根据本单位的归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

   2.各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到光盘或磁盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上）。

   3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明全宗号、年度、载体序号、类别号、密级、保管期限、存入日期、立卷单位等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

   4.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

   5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《福建工程学院归档电子文件登记表》（表A4、表A5）。

   6.归档电子文件应以盘为单位填写《福建工程学院归档电子文件登记表》首页（表A4），以件为单位填写续页（表A5）。《归档电子文件登记表》应与电子文件同时保存。《归档电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

   7.对需要长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的电子文件机读目录。

   8.物理归档的电子文件仍要在本单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

   第三十八条 电子文件的归档时间一般应在每年6月底前，数据库文件可视情况按月或按季度向学校档案室移交归档。

   第三十九条 电子文件形成单位在电子文件移交之前，学校档案室在接收归档的电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

   第四十条 检验项目如下：

   一、载体有无划痕，是否清洁；

   二、有无病毒；

   三、核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性；

   四、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

   五、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

   第四十一条 学校档案室应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。

   1．凡检验不合格的，应退回形成单位重新制作后再次检验。

   2．检验合格的，移交单位和接收单位分别填写《福建工程学院归档电子文件登记表》表A4、表A5和《 福建工程学院归档电子文件移交、接收检验登记表》表A3，双方签字盖章。各登记表一式两份，一份留存电子文件形成单位，一份留存学校档案室。

   第八章电子档案管理

   第四十二条归档电子文件载体移交到学校档案室后，学校档案室将电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。

   第四十三条 归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施。归档的载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，直立存放，且避免挤压；放在防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中；环境温度控制在17℃～20℃，相对湿度控制在35%～45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

   第四十四条学校档案室定期对保存的归档电子文件进行抽样检验，对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于20％；磁性载体上的归档电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。将检验与转存结果填入《福建工程学院归档电子文件管理登记表》（见附件4）。如发现问题应及时采取补救措施。

   第四十五条 电子文件的形成单位、学校档案室每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

   网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移，并将迁移信息填入《福建工程学院归档电子文件迁移登记表》（见附件5）。

   第四十六条对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

   第四十七条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

   1.归档电子文件的封存载体不应利用和外借。利用时要使用电子文件的复制件。

   2.归档电子文件查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件不得在国际互联网（校园网）上提供利用，确有必要以联网（内部局域网）方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

   3.利用者对电子文件的使用应在权限规定范围之内。未经批准任何单位和个人不允许擅自复制电子文件。

   第四十八条 归档电子文件销毁

   1．归档电子文件的鉴定与销毁，按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行鉴定、销毁，按照《福建工程学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及“福建工程学院各类档案归档范围与保管期限”的纸质归档文件的有关规定执行，对超过保管期限的归档电子文件进行鉴定和销毁，对确认销毁的归档电子文件要进行逻辑和物理删除，属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

   2．归档电子文件的鉴定与销毁工作，在主管院领导的领导下，由学校档案室会同有关部门组成鉴定小组，负责对超过保管期限的归档电子文件鉴定销毁，提出销毁或延长保管期的审查意

   见，报主管院领导批准后，登记造册方可存毁，不能随意自行销毁。

   3.销毁归档电子文件时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

   第四十九条 学校档案室应当按年度对归档电子文件的接收保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

   第九章附则

   第五十条 本规范未尽事宜，参照国家、福建省有关规定执行。

   第五十一条  本规范由学校档案室负责解释。

   第五十二条  本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

     

   附件：

   1．福建工程学院电子文件登记表

   2．福建工程学院归档电子文件移交、接收检验登记表

   3. 福建工程学院归档电子文件登记表

   4．福建工程学院归档电子文件管理登记表

   5．福建工程学院归档电子文件迁移登记表

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

   附件一：表A1福建工程学院电子文件登记表（首页）

表A2福建工程学院电子文件登记表（续页）

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附件二：

表A3福建工程学院归档电子文件移交、接收检验登记表

附件三：表A4福建工程学院归档电子文件登记表（首页）

表A5福建工程学院归档电子文件登记表（续页）

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附件四：

福建工程学院归档电子文件管理登记表

填表人（签名）：年月日

审核人（签名）：年月日

单位（盖章）：年月日

附件五：

福建工程学院归档电子文件迁移登记表

填表人（签名）：年月日

审核人（签名）：年月日

单位（盖章）：年月日