福建工程学院档案实体分类实施办法
发布者:lb 发布时间:2017-09-11 浏览次数:122
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福建工程学院档案实体分类实施办法
第一章 编 制 说 明
一、编制目的和依据
为了使我校档案工作适应现代化管理的需要，统一我校档案实体分类、整理、编号、排架与检索，实现档案标准化、规范化和科学化管理，促进学校档案室整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作和社会主义建设事业服务，根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》和国家有关档案工作的法规、标准， 结合我校档案工作实际情况，编制本办法。
二、编制原则
1、本办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则，我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类（机构）档案的管理性和业务性材料集中在一起。
3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列、档号结构的确定，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
5、本办法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、体系结构
本办法由编制说明和主表、附则三部分组成。
编制说明是本办法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。
主表由标识符号、类目、注释等组成。
四、类目设置
(一) 一级类目的划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“JJ”即“jijian”(基建)、“WS”即“wenshu”(文书)的简称。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为八个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：
1、WS 文书 主要包括党群部门、行政职能部门在工作中形成的文件材料（教学、科研、产品生产与开发、基建、设备、出版、财务等工作中的综合管理性文件材料入此）。
2、JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
3、KY 科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
4、CP 产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
5、JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
6、SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
7、CB 出版 主要包括出版管理和出版活动过程中形成的文件材料。
8、CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
(二) 二级类目、三级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。
二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：文书档案二级类目“机构代码”标识为“01、02、……37”；其他类档案二级类目标识为11、12、13、……99，但10、20……等带“0”的数字不用，有的类目档案根据需要可在二级类目后加单位代码。
五、档号的编制
(一) 档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
(二) 档号编制的原则：
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
(三) 档号结构、模式和标识：
1、档号结构
（1）档号由年度号、保管期限、分类号（或机构代号）、案卷号四个部分组成。
（2）年度号由四位阿拉伯数字组成。
（3）保管期限由永久、长期、短期，定期分为30年、25年、10年、5年。
（4）分类号是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(少数档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“WS01”；
（5）案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。
2、档号的模式
本办法规定为：年度号 +保管期限+ 分类号(或机构代号）+ 案卷号
因我校室藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
3、档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、保管期限号、分类号（机构）、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。 例如：院办、2008年院长办公会会议记录，编定为第
10盒第1件，其档号标识为：
2008 — 永久 — WS36 — 10 — 1
| ||| |
年度号 保管期限 分类号(机构) 盒号 件号
(四) 档案实体排架：
从维护档案的整体性和方便查找利用，按年度、类目、保管期限排架，特殊情况可单独考虑。
六、声像、电子载体档案
（一）声像档案
1、声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。
2、声像载体档案归档的内容看，基本不超出八个一级类目的范围，故没有将它与八个一级类目并列。
3、声像载体档案档号模式为： 年度号 + 保管期限+声像档案代号(SX) +载体代号 +类目或内容代号 + 保管单位号
4、保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：省领导同志2008年来我校视察，录像带序号是102，照片册序号是23、张号是1，则可分别标识为：
2008–- 永久-- S X-- 1 4-- DZ -- 102
2008–- 永久 -- S X -- 1 2-- DZ -- 2 3-- 1
| ||| | | |
年度号 保管期限 声像档案号 载体号 内容代号 保管单位号 张号
（二）电子档案
1、电子档案在归档范围上与纸质档案是一致的，存储载体不同，是学校全部档案的重要组成部分。
2、电子档案档号模式：年度+保管期限+ 类别代号+载体代号+保管单位代号。标识到文件级的可加件号。
例如：院办、2008年院长办公会会议记录，第一张光盘第5个文件，则可标识为：
2008 -- 永久 –- DZ36 –- GP -- 1 -- 5
| ||| | |
年度 保管期限 类别代号 载体代号 第1盘 文件级代码
第 二 章 主 表
主表由标识符号、类目、注释等组成。
一、WS 文书
党委办公室
纪委办、监审处
组织部
宣传部
人事处、离退休干部处
学生工作部（处）
武装保卫部（处）
工会
团委
教务处
科研处
计划财务处
资产处
规划基建处
后勤管理处
机电及自动化工程系
电子信息与电气工程系
材料科学与工程系
计算机与信息科学系
土木工程系
建筑与规划系
环境与设备工程系
经济管理系
工程管理系
文化传播系
外语系
数理系
法学系·马列教研部
体育教研部
继续教育·职业教育学院
图书馆
高等教育发展研究中心
现代教育技术中心
产业管理处
机关党总支
院长办公室·外事办
统战部
二、JX 教学
11 教学评估材料入此
12 学科与实验室建设 (专业设置材料入此)
13 招生
14 学籍管理 (学生奖惩材料入此)
C-本科生、D-专科生、E-中专生、F-技工生、
G-继续教育学生
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作
17 毕业生工作 (毕业生信息反馈材料入此)
教材建设
注：JX(01—37)的单位代码同WS（01—37）的单位一致 。
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
注：GG、ZD、 ZY、JZ的一级、二级类目设置同JX 。
三、KY 科学研究
12 项目
13 专利
14 取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料
15 学术成果
四、CP 产品生产与科技开发
12 产品
13 底图
五、JJ 基本建设
12 基建项目
13 基建扩建、改建项目
14 维修工程
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
注：GG、ZD、 ZY、JZ的一级、二级类目设置同JJ 。
六、SB 仪器设备
12 仪器设备（按仪器设备种类或型号设置类目）
13 自制设备
七、CB 出版
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
八、CK 财会
12 财务报告
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册
16 其它类（财会档案保管清册、财会档案移交清册、财会档案销毁清册、银行对账单、银行调节余额、银行存根等入此）
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
注：GG、ZD、ZY、JZ 的一级、二级类目设置同CK 。
九、SX 声像档案
12 照片
DZ 党政综合类 JX教学类 KY科研类 WS外事类
CP产品生产与科技开发类 SB仪器、设备类
JJ基建类 XY校园建设类 HJ获奖类
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 微缩胶片
19 光盘
注：SXl3—SXl9的三级类目设置同SXl2。单位代码SX（01—37）同WS（01—37）的单位一致。
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
注：GG、ZD、ZY、JZ 的一级、二级、三级类目设置同SX。
十、DZ 电子档案
党委办公室
纪委办、监审处
组织部
宣传部
人事处、离退休干部处
学生工作部（处）
武装保卫部（处）
工会
团委
教务处
JX 11—JX18 教学工作
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
11 科研处(科研综合管理性材料入此)
KY12 科研项目
KY13 专利
KY14 取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料
KY15 学术成果
12 计划财务处
CK 12 会计凭证、CK 13会计账簿、CK 14会计报表、
CK 15 财务报告、CK 16其它类别
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
13 资产处
SB12 设备项目
SB13 自制设备项目
14 规划基建处
JJ12 基建项目
JJ13 基建改建、扩建项目
GG 福建高级工业专门学校
ZD 福建中华职业大学
ZY 福建职业技术学院
JZ 福建建筑高等专科学校
15 后勤管理处
JJ14 维修工程
16 机电及自动化工程系
电子信息与电气工程系
材料科学与工程系
计算机与信息科学系
土木工程系
建筑与规划系
环境与设备系
23 经济管理系
24 工程管理系
文化传播系
外语系
数理系
28 法学系、马列部
29 体育教研部
30 继续教育学院
31 图书馆
32 高等教育发展研究中心
CB 出版物
现代教育技术中心
34 产业管理处
CP 产品项目
35 机关党总支
院长办公室·外事办
统战部
第三章 附 则
一、本办法未尽事宜按国家有关规定执行。
二、本办法由学校档案室负责解释。
三、本办法经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。