福建工程学院仪器设备类档案工作规范

附件5：

福建工程学院仪器设备类档案工作规范

第一章  总 则

第一条 为规范我校仪器设备类档案（简称设备档案）的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在我校教学、科研、产业和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合我校的实际，本着统一管理，分级负责的原则，制定本规范。  

第二条 凡作为我校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机文件材料均属仪器设备档案。

第三条 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全 。

第四条 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

第五条学校资产处、设备使用单位等有关部门应有分管档案工作领导，配备相应的兼职档案员，做好仪器设备档案的形成、积累、立卷和归档，并纳入其职责范围。在业务上接受学校档案室的指导、监督、检查。

第六条 实行设备综合管理性、依据性、技术性等文件材料的形成部门立卷制度，资产处为归口单位，统一向学校档案室归档。

第七条 把设备档案工作列入学校发展计划，每年从设备费中拨给一定的数额，作学校设备档案经费。

第二章  设备档案归档范围的确定

第八条确定的原则

1、归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维

修、改造、报废各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会

当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

    3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并具有成套性。

    4、作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

第九条归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样、改造更新、指标升级直至报废等方面整个寿命周期的原始资料。（详见附件1）。

2、归档的重点是仪器设备项目（指价值10万元以上的），各个环节形成的不同载体的文件材料及全套随机图样。

3、本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

4、十万元以下的仪器设备材料可自存，将目录交学校档案室备案。

第十条 设备项目的电子文件材料的归档范围与保管期限按设备档案的纸质档案文件材料归档范围与保管期限执行。

第十一条 设备项目声像档案材料的归档范围与保管期限按声像档案归档范围与保管期限执行。

第十二条归档的设备文件材料实行纸质文件与电子文件双轨制同时归档原则。

第十三条 不归档的文件材料

1、上级普发（非专指本校）、不办的文件；

2、未定稿的管理性文件材料；

3、未生效的合同、协议书；

    4、重份文件、校内单位发来的文件；

    5、无参考利用价值的一般性函件；

    6、仪器设备广告、宣传材料、订货会、展销会宣传品。

第十四条设备文件材料保管期限见附件1。

第三章 设备文件材料的部门立卷与归档要求

第十五条设备文件材料的形成与积累

1、资产处、设备使用单位是学校设备文件材料的立卷部门，由兼职档案员做好设备文件的收集、积累、整理、审查、立卷、归档工作。

  2、计划购置、开箱验收阶段文件材料由资产管理处负责收集、积累、整理、立卷。

3、随机文件图样、安装调试、运行维修、改造等阶段的文件材料由设备使用单位负责收集、积累。验收完毕（进口设备到索赔期满），过程结束后，设备使用单位向资产处提交完整、准确、系统的设备文件材料后，由资产处整理、立卷、统一归档。

    4、重大设备的开箱验收必须有学校档案室参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

5、学校档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好设备文件材料的积累工作。

6、设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造，做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

第十六条 设备项目文件归档质量要求

1、 资产处、设备使用单位应严格执行设备文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

2、归档的设备文件材料应完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。

3、归档的设备文件材料应为原件，原则上不得出现复印件、传真件、复写纸等。

4、归档的设备文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，图表整洁，用纸优良，签字手续完备。

5、需永久、长期保存的文件禁止用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

6、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合要求。

7、录音、录像文件应保证载体的有效性。

8、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

9、归档的文件材料反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案，应标注互见号与载体形式 。

10、设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

第十七条 设备项目归档文件材料的整理、组卷见附件2。

第四章  设备档案归档验收

第十八条 归档时间

1、综合管理性文件于次年6月末前归档。

2、设备项目档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

4、设备档案移交目录一式二份，将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向学校档案室移交。归档时交接双方要认真清点，核查无误后在移交目录上签字盖章，双方各执一份存查，连同案卷一起移交。

  第五章   设备档案的管理

第十九条 分类编号、编目

1、按《中国档案分类法----教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

    2、根据仪器设备档案文件材料的内容构成和形成特点，参

照教育部相关规定，编制的学校固定资产分类目录，自行按设备

种类或型号编制用于档号的二级类目代号简表。（详见附件1）

3、设备档案实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

4、编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792.5-85《档案著录规则》编制案卷级、文件级设备档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

第二十条 设备档案的档案库房要采取防盗、防火、防潮、放尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第二十一条 按档号顺序排架。

第二十二条 鉴定和销毁

1、对仪器设备已经报废、超过使用年限、确无保存价值的设备档案进行鉴定。

2、设备档案的鉴定与销毁工作，在主管院领导的领导下，由资产处、设备保管使用单位、学校档案室共同组织鉴定。提出销毁审查意见，报主管院领导批准后，登记造册，方可存毁，不能随意自行销毁。

3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第二十三条 设备档案的开发利用

1、档案部门人员要增强服务意识，熟悉室藏，当好领导和有关部门的助手和参谋。

2、查阅设备档案需按规定办理手续。我校人员查阅设备档案，在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的设备仪器档案。查阅非本单位设备档案需经原归档单位主管档案工作的领导审批，方可办理查阅。

3、校外人员查阅我校室藏设备档案，需持有关部门正式介绍信，经院主管领导、院办负责人、资产处负责人审批，方可查阅。还应按照国家规定收费。

4、对借出设备档案，学校档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学校，按规定处理。

第六章  附 则

第二十四条 本规范由学校档案室负责解释。

第二十五条 本规范未尽事宜，按国家有关规定执行。

第二十六条 本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件：

1、 福建工程学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表

2、 福建工程学院仪器设备档案整理规则

3、 全引（卷内）目录

4、 案卷目录

5、 卷内备考表

6、 设备档案移交目录

附件一：

福建工程学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表

归档单位：资产处、各单位：分类号（WS13）（SB12---SB13指10万元以上仪器设备）

一、 综合管理性文件材料（分类号WS13）

二、仪器设备项目（分类号SB ）

(一)外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表（分类号SB12）

（二）自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表（分类号SB13）

附件二：

福建工程学院设备档案整理规则

一、项目文件的整理、组卷

（一）设备验收完成和进口设备索赔期满后，资产处兼职档案员应及时将汇总的设备文件材料整理、组卷。

（二）整理、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系和便于利用查考的组卷原则；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

（三）根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每台设备的文件材料进行系统整理，一台（件）一卷或若干卷。

（四）设备项目案卷按设备依据性材料（ 如：申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件）、开箱验收（外购设备，自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

（五）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，印件在前，定(草)稿在后。    

（六）电子文件的整理

设备项目所产生的电子文件整理、立卷、归档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行，并标注参见号。

（七）声像载体材料的整理

设备项目所产生的声像载体材料整理、立卷、归档按《福建工程学院声像载体档案工作规范》执行，并标注参见号。

二、案卷编目

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件固定顺序后用打号机逐张打页号。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷页号均从1开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角；印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

（二） 卷内目录内容：

——档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性，暂由各部门用铅笔标注，最后由学校档案室审定后统一编制；

——案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括设备名称、型号、卷内文件内容等；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

——起止时间：卷内文件形成的起止年月日；

——卷内页数：卷内总页；

——保管期限：永久、长期、短期；

——序号：一个文件一个号或一张图纸一个号，用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，；

——文件编号：文件发文字号或设备代号；

——责任者：文件的发文机关或署名者；

——文件题名：文件标题全称；

——日期：文件形成日期；

——页号：每份文件首页上标注的页号。（注：最后一份文件填写首尾两个页号，两页号间用-隔开，如96-98）；

——备注：需要说明的问题。

（三） 卷内备考表

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、总页数，不同载体文件的数量，立卷单位对案卷说明组卷情况，立卷人、检查人、立卷时间等。

——参见号：反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。

（四）案卷封面和脊背的编制

1. 案卷封面的编制应符合下列规定

⑴ 案卷封面印刷在卷盒正表面。

⑵ 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

① 档号应由年度、分类号、项目号和案卷号组成。

② 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案室代号由档案室填写。

③ 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括设备名称、型号、卷内文件内容。

④ 编制单位应填写案卷内文件的立卷单位。

⑤ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

⑥ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。    

⑦ 密级分绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

2. 案卷脊背，应印刷档号和案卷题名等内容。  

三、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订或单份文件装订两种形式，图纸可不装订，但同一设备应统一。

（二）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。印刷成册文件及引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

（三）装订线以外有文字的要贴边条纸，有保存价值的小便条要贴在大纸上。

（四）、整卷装订按照卷内目录、文件材料、备考表、封底顺序排好，左、下侧对齐，装订线离左侧15mm，三点一线装订，线在背面打结（应选择胶订或线装，不能用金属材料装订） 。

（五）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上角加盖有单位名称、档号（室编号、馆编号）、件号的戳记章，并逐一填写。

（六）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序，文号及装订形式。

（七）设备图纸以手风琴式折叠成A4纸的规格。

四、设备文件材料采用卷盒方式保管

五、卷盒、卷内表格规格

（一） 卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm，50mm。

（二）卷内目录、备考表的尺寸为A4纸规格。

（三）卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

（四）卷盒应采用无酸纸制作。

附件三：

全引（卷内）目录

福建工程学院档案室

附件四：案卷目录

福建工程学院档案室

附件五：

卷   内   备   考   表