福建工程学院档案业务建设规范

福建工程学院档案业务建设规范

第一章基本原则

1．学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

2．学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教学质量和学校水平的一个重要标志，档案工作是学校评估的重要内容之一。

3．学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4．学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第二章档案的收集

1．收集范围

（1）学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像不同载体的文件材料。

（2）《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料，以及由此产生的声像材料。

（3）反映学校工作和活动的有保存价值的其他材料。

（4）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。

（5）学校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠方式处理。

2．立卷归档分工

（1）部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确、协同配合。

（2）学校分管某个方面工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

（3）全校性、综合性的档案材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

（4）立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归档，其他部门可向他们集中或靠拢。

3．案卷的质量要求

（1）各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（2）卷内文件材料必须准确反映学校教学科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。各种文件材料手稿，必须用蓝黑、碳素墨水书写。

（3）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺利，批复在前，请示在后；正件在前、原稿或附件在后；印件在前，定稿在后；立稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（4）专题性、成套性档案（含教学、科研、产业与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各类工作规范。

（5）在充分照顾前述原则和影响文件有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永久、30年、10年先后排列。

a.确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文件财富的需要，准确进行判断；

凡能反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价

值的，列为30年期保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为10年期保管。

b.对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文

件，应永久保管外，其余多数为30年期、10年期保管。

（6）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

（7）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，多采用硬卷皮组卷或单份装订，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

（8）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。文书档案按《归档文件整理实施细则》进行。

（9）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定标出与纸质载体不同声像载体之间的参见号。

a.声像材料归档时要检查归档材料是否完整、准确、配套、音响画面是否清楚。对有划伤、断裂者应进行修补、粘结。

b.照片和底片要有文字说明（时间、地点人物及制作者）。其它载体形成要有相应的文字材料，包括原本、定稿本、长度、时间、地点、内容简介，色彩、密级及制作单位。参加制作人员。

c.声像档案的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品的照片，可用符号规范的专门的盒册、封套装载。

（10）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

（11）案卷题名应简明确切，格式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面上，不超过50字。

（12）要去掉卷内文件上的金属物。托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

4．归档时间和手续

（1）按年度归档的部门在次年6月底以前归档。

（2）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

（3）科研、基建和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（4）随时接收上级规定应接收的档案。

（5）接收档案必须履行手续，填写移交清册，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

第三章档案的整理

1．编号方法：编号使用年度+机构+保管期限。每个机构给一个号按永久、30年期、10年期分盒装，如1盒为例：永久为1—1、30年期为1—2（多的为1-_2-1）、10年期1—3。

2．整理要求：归档文件以“件”为单位，要求见业务建设规范中的案卷质量要求。

第四章档案的保管

1．库房要求

（1）库房要符合国家档案局，建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，应按规范要求逐步改造。

（2）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防光、防虫、防磁、防有害气体设施。

（3）库房标准温度控制在14-24℃之间，湿度控制在45-60%之间。要有温湿度记录。

2．档案部门应纳入学校自动化管理系统，购置计算机、激光打印机、刻录机、扫描仪、消毒柜、复印机、照相机（翻拍）、录像机、传真机、去温机、空调机、吸尘器。配备温控设备自动调节温湿度。

3．案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

4．案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放标志图、示意图。

5．对档案的安全定期组织检查、记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。对永久保存的文件材料，进行扫描、刻录，制成光盘，便于保存。

二○○八年十月