关于进一步加强机关效能建设的若干意见

关于进一步加强机关效能建设的若干意见

 

为进一步加强机关效能建设，转变机关工作作风，提高机关工作效率，形成自我管理、群众监督、考核评估的长效机制，推动机关管理向规范化、制度化和科学化方向迈进，经校党委研究，特制定《关于进一步加强机关效能建设的若干意见》，请各部门、各单位组织干部职工认真学习，遵照执行。

     一、调整学校机关效能建设领导小组

经校党委研究，决定调整学校机关效能建设领导小组及办公室成员，名单如下：

组  长：蒋新华

副组长：鄢行龙

成  员：杨伟才  王  健  张剑兴  林建民  张  真

办公室主  任：王  健

办公室副主任：李月华 

成  员：谢鸿飞  陈张明  尤爱焜  沈水根  张向荣

二、建立提高服务质量制度      

（一）首问责任制

首问责任制是指第一位接受来访、来电、来信的机关工作人员，负责现场处理或引导办理有关事宜的制度。

1、办事人到机关部门办理有关事项，属于职责范围内的，首问责任人要及时、准确地予以办理；对于手续不全或不符合有关规定的，必须向办事人认真说明需要补充的手续、要求或不能办理的原因。

2、办事人到机关部门或来电咨询有关业务的，属于职责范围的事项，首问责任人要耐心给予讲解、说明；对不属于自己职责范围内的事项，首问责任人要将办事人引荐到办理此项业务的部门或个人。

3、首问责任人在答复办事人提出的问题时，要实事求是，回答准确且符合政策。对自己不清楚、掌握不准确的问题，要及时请示相关领导或咨询有关部门，给予准确的答复。对于确实无法解答的问题，要向办事人说明情况。

4、首问责任人对接受咨询、答复办事人、办理投诉中的重要事项，要做好书面记录，以备查询。

（二）窗口岗位服务承诺制

窗口岗位服务承诺制是指窗口岗位工作人员履行职责，受理相关业务过程中作出服务质量和服务时限的承诺的制度。

1、被列入窗口岗位的有：

机关效能办的效能投诉；

纪委、监审处的信访工作；

校办的公文办理和档案管理；

教务处的课务管理、学籍管理、教材管理、考试管理、专业管理；

人事处的证件证明办理、职称评聘、教师资格认定、进修培训、退休手续办理；

计财处的借款、报销、缴费、退费；

后勤处的车辆保障、修缮、公积金支取、用电申请；

保卫处的户籍管理、因私出国（境）办理；

学生处的补办学生证和报到证、毕业生落户和登记、评奖、助学贷款申请和勤工助学岗位、保险理赔；

继续教育学院的考试管理、专业管理、学籍管理、补办学生证和报到证、新生注册；

科研处的课题申请、成果鉴定和奖励；

资产处的物资采购；

图书馆的外借阅览、读者服务、办理证件；

离退处的住院证明；

高教所的课题申请、鉴定和立项等。

2、所有窗口岗位要按照各类业务流程，向服务对象提供办事指南、公开办理程序，提高工作透明度，接受师生员工的监督。

3、窗口岗位所有工作人员都要自觉做到：

在处理日常事务时要做到举止文明、热情周到，对提出的问题耐心解答，做到以情动人，以理服人；

属一般性事务的，要简化办事手续，“能简则简、能快则快”，能办的马上就办，不推诿不拖拉；

属紧急重要事项，实行急事急办、特事特办；

属必须研究答复的事项，应在3个工作日内办结，因特殊原因不能按时办结的，应在5个工作日内回复办理情况；

属主办部门会同相关部门办理的事项，主办部门应抓紧会商，并在3个工作日内办结，因客观原因不能按时办结的，主办部门应在5个工作日内回复办理情况；

属需调查论证的事项，应先在5个工作日内答复，说明情况，并及时组织论证，并将结果在10个工作日内回复办事人；

需学校审批的事项，应在5个工作日内提出本部门的初步意见；特殊事项或重大事项，以学校要求的时限为准；

对于需要进一步补充完善资料方可办理的事项，承办人应当一次性告知所补资料内容，待补齐有关资料且具备办理条件后，在规定或承诺的时限内办理完毕。 

（三）AB岗工作制

AB岗工作制度是指在机关部门内两个相近岗位，互为顶岗或互为备岗，及时办理一般性事务和紧急公务的制度。

1、各部门应根据实际工作需要，实行AB岗工作制度的岗位，确定A岗、B岗责任人（除特殊岗位不宜实行AB岗制度外），明确相应职责。

2、A岗责任人不在岗时，必须提前向B岗责任人做好工作交接；因特殊原因不能及时交接的，B岗责任人应主动顶岗。

3、B岗责任人应认真学习相关业务知识和技能，熟悉A岗承办事项的相关规定，切实履行所替代岗位的职责，按规定及时办理相关业务。

（四）一次性告知制

一次性告知制是指机关部门业务经办人员必须一次性告知办事人所要办理事项的依据、时限、程序、所需的全部材料或不予办理理由的制度。

1、凡属于本人职责权限内的工作，必须按程序认真办理，并将办理结果及时告知服务对象；不属于本人职责权限内的工作，也应主动协调或引导。

2、办事人如手续、材料不完备或未按规定程序、受理时限办理的，经办人员应一次性告知需要补办的手续、材料或办理程序，并告知下一次办理的时间。   

3、对服务对象所办事项涉及多个部门的，经办人员应帮助其咨询了解，并将结果告知服务对象。

4、一次性告知可采用口头形式或书面形式，经办人员应根据实际情况，详细告知服务对象需提交的所有材料的内容、要求。

（五）投诉制

投诉制是指师生员工对机关工作人员办事不满意，向机关效能办或有关领导、部门投诉的制度。

1、师生员工对机关工作人员在履行职责中的工作态度、工作质量、工作效率、执行政策等方面存在的问题，可据实向机关效能办或有关领导、部门进行投诉。

2、直接向有关部门的投诉，凡涉及本部门职责范围内的问题，部门主要负责人须亲自过问办理和反馈情况；不属于本部门职责范围的问题要负责告知相关部门和单位。任何部门或单位对投诉不得推诿扯皮或敷衍了事。

3、投诉人可采用口头、书面或电子邮件等形式进行投诉，也可以委托他人投诉。任何人不得以任何借口阻拦、压制投诉人的投诉和打击报复投诉人。

4、机关效能办或有关领导、部门必须认真受理投诉，承办投诉件必须在收到之日起5个工作日内办结。对有真实署名的投诉人，必须及时地将处理结果反馈给投诉人。

三、进一步增强机关工作时效

（一）上级来电来文的签批与处理

1、上级来电来文（含地方政府来电来文），由党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）按公文办理程序，根据校领导分工，区分事情的性质和轻重缓急，及时呈送校领导签批或批转有关部门办理。校领导对送签的上级来文，一般应在1～2个工作日内签批。特殊情况（如出差在外等）不能及时处理的，一天以上的可先行运转，尔后再补送校领导签批。

2、各单位、各部门主要负责人对“两办”转来的上级来电来文（含校领导批示意见）应及时处理。其中有承办落实事项的，主要负责人应及时牵头办理或协调交办，不得再行转批。属于需要向上级上报办理结果的，应在上级来文规定时限达到前5个工作日办结；特殊情况，也应在上级规定时限达到前3个工作日办结；来文交办事项涉及多个部门的，由主办部门会同相关部门抓紧会商，并按规定时限办结。因客观原因（如上级来文收到时已临近或超过办理时限等）不能按时办结的，主办部门应在上级规定时限前1个工作日向党办或校办反馈情况，“两办”应随即向主管校领导汇报并向来文机关说明情况，请求顺延时限。

（二）对各部门、各单位请示、报告和代拟稿的处理

1、各部门、各单位因公需要书面请示和报告校领导的，或需请两个以上校领导参加部门、单位活动的，均须报“两办”，由“两办”负责协调办理。其中，党群方面的报党办，由党办负责协调；行政方面的报校办，由校办负责协调。“两办”要对各部门、各单位的请示、报告在权限范围内及时办理。一般请示事项应在5个工作日内给予答复；对涉及政策性强的请示事项，经校领导审批后，牵头协调有关部门进行研究并提出处理意见；紧急重要事项，实行急事急办、特事特办。

2、对各部门、各单位的代拟稿，由党办或校办提出核稿意见，按公文办理程序，及时呈送校领导签批或批转有关部门办理。校领导对送签的公文，一般应在1～2个工作日内签批。特殊情况不能及时处理的，“两办”要及时向报文单位作出说明。

（三）校领导批示和”两办”转办事项的办理

各部门、各单位对校领导批示和“两办”转办的事项，相关负责人应及时牵头办理或协调交办。属本部门、本单位职权范围内的，应在3个工作日之内办结，因特殊原因不能按时办结的，应在5个工作日内回复办理情况；属主办部门会同相关部门办理的事项，主办部门必须抓紧会商，并在3个工作日内办结，因客观原因不能按时办结的，主办部门应在7个工作日内回复办理情况；属需调查论证的事项，应先在5个工作日内答复，说明情况，并及时组织论证，上报结果不得超过10个工作日；需学校审批的事项，应提出本部门、本单位的初步意见,在5个工作日内回复；特殊事项或重大事项，以学校要求的时限为准。

（四）对党委会议、校长办公会议决定事项的落实与督办

党委会议、校长办公会议形成的决定，按校领导分工，由分管校领导或有关部门负责人组织落实，分别由“两办”负责督办。一般事项应在5个工作日内办结并向书记、校长反馈落实情况；重大而复杂事项，以党委会议和校长办公会议要求的时限办结，并及时向书记、校长反馈落实情况。

（五）严格党政领导请假

严格报批手续，所有党政领导出差、出访、休假、生病住院等相关事宜，都必须按程序履行请假手续，安排好工作并与相关负责人做好工作交接。

各部门、各单位正职干部需要请假，三天以内的，报请分管校领导批准，其中系（部）党总支书记报学校党委书记批准，系（部）主任报校长批准；三天以上的，需向“两办”备案。

各部门、各单位副职干部需要请假，三天以内的，由所在部门、单位正职批准；三天以上的，报分管校领导批准，其中系（部）党总支副书记报学校分管学生的党委副书记批准，系（部）副主任按分管内容报分管教学或科研的副校长批准，并向“两办”备案。

各级党政领导若更换办公室、家庭及手机电话号码，要及时向“两办”报告，确保工作联系渠道畅通。

四、精简会议和文件材料

（一）严格报批程序

1、列入年度党政工作计划的全校性会议，由承办部门提前10天报“两办”(党委办公室和校长办公室，以下同) 分别或共同审核，提交学校主要领导审批。

2、部门召开的临时全校性会议，需系（部）主要领导参加的，需提前2天报送“两办”审批；需要系（部）有关领导或基层有关人员参加的，需经学校分管领导审核同意，报“两办”统一协调，避免与学校其他会议相冲突。

3、部门单独或联合组织召开的工作性、专业性、学术性等会议，需经学校分管领导审批，并向校长办公室报备。

4、涉及到经费开支的大型会议，承办部门需按归口到“两办”领取“会议审批表”，写明会议的主题、时间、地点、出席人员和经费预算等内容。

5、能不开的会议尽量不开，能合并召开的会议不单独召开，能用校园网、电话和文件等形式解决问题的，不召开会议。

6、会议通知要利用学校网页公告栏、内部通讯等手段进行，不以请柬的形式发放。需校领导出席的，由“两办”统一协调。

7、各部门、各单位应指定专人在每天上班时浏览校园网主页，及时做好学校重要会议通知的上传下达。临时性的重要会议，承办部门需会同“两办”认真做好组织工作。

（二）提高会议质量

1、召开会议必须充分准备，周密安排，突出主题，并提出解决问题的办法，形成相应的会议决议，并注意做好会后落实和会议材料的归档工作。

2、严肃会场纪律，树立良好会风。参会人员要做到不迟到、不早退、不拖会、不开“小差”，不接听电话，参加讨论早作准备，积极发言。
    3、会议发言要限定时间，会议材料要简明扼要。各类会议要坚持对口

出席，不得任意提高参会人员规格和扩大出席对象的范围。应当出席会议的人员不得无故缺席，因特殊情况，需派其他人员参加会议的，必须在会议开始前向会议组织者或召集人报告。 

（三）从严控制下发的文件

1、以学校名义或各种领导小组名义制发的文件，由承办部门代拟文稿，经部门负责人核稿后送“两办”进行文书处理。由“两办”报送分管校领导签发。 

2、除了业务性的通知之外，机关部门一般不下发行文，如确需要，部门要及时向“两办”报备，避免多头行文和提高行文规格。可发可不发的公文尽量不发。可长可短的公文一定要短。  

3、各部门除工作确有需要的，不能任意向系（部）要书面材料或报送数据等。机关各部门要互通有无，资源共享，避免重复下文，重复报送材料。

4、充分发挥校园网的功能和作用，利用现代化办公手段，扩大电子公文使用范围，减少纸印公文数量。除有保密要求的文件外，能上校园网发布的公文不再印发。

五、开展机关部门和工作人员绩效考评

（一）考评的范围和时间

学校机关各部处的工作绩效，每年考评一次，考评的结果与机关干部的年度考核挂钩。考评的结果全校通报。

（二）考评的方法

考评采取自我评估、考核评估、群众测评、督查评估相结合的方式。

1、自我评估：机关部处根据学校确定的工作职责、年度工作计划，对照《福建工程学院机关效能建设评估方案》的要求，进行自查自评，作出自我评价，计算自评分数，并形成书面自评报告。

2、考核评估：由学校机关效能建设领导小组办公室会同机关有关部门组成机关效能建设综合考核评估小组，根据《福建工程学院机关绩效考核评估方案》进行评估。

3、群众测评：由学校各系部代表对机关各部处的年度工作进行测评。

4、督查评估：由学校机关效能建设领导小组办公室，结合效能督查工作，通过接受群众投诉、暗访、现场调查等形式，对机关各部门的效能建设进行评估。

（三）分值设置和评估等级

1、分值设置

机关绩效考核评估分值为100分，其中自我评估占10%，考核评估占50%，群众测评占20%，督查评估占20%。

2、计分方法

机关绩效考核评估得分=自我评估得分+考核评估得分+群众测评+督查评估得分。

3、考评等级

考评等级分为优、良、一般、差四个等级。总分在90分以上的（含90分）为优，89分--75分为良，74分--60分为一般，60分以下为差。

被评估单位出现下列问题之一的，年度考评等级为差，列为重点整改单位：

（1）违反国家计划生育政策被一票否决的（以校计生委提供的情况为准）。

（2）出现重大安全责任事故被一票否决的（以校武装保卫处提供的情况为准）。

（3）出现重大工作责任事故被上级有关部门通报的（以上级机关通报的情况为准）。

（4）出现违法犯罪案件，被判处有期徒刑以上的刑罚的（以司法部门提供的情况为准）。

（四）考评结果的使用

1、考评结果为优秀等次：

（1）由学校党委、学校行政给予通报表彰，部门、单位主要负责人年度考核确定为优秀等次，部门、单位工作人员年度考核优秀比例提高为25%，给予部门主要负责人一次性奖励2000元。

（2）连续两年评为优秀的，给予部门主要负责人一次性奖励4000元。

（3）连续三年评为优秀的，给予部门主要负责人一次性奖励8000元。

（4）评为优秀等次的奖励数原则上控制在参评部门、单位的20％以内。

2、考评结果为良等次：

部门、单位工作人员年度优秀比例按照15%确定。

3、考评结果为一般等次：

部门、单位工作人员年度考核优秀比例按照10%确定；部门主要负责人效能告诫一次。

4、考评结果为差等次：

考评结果不满60分或实行一票否决的：

（1）给予全校通报批评；部门、单位主要负责人要写出书面检查；效能告诫一次；所在部门的人员一年内不得提拔、重用；单位、部门列为重点整改对象；对已调离或提拔重用的应跟踪处理。

（2）取消部门、单位当年度各类评先评优的资格，扣除部门主要负责人校内年岗位津贴的20%，扣除部门其他工作人员校内年岗位津贴的5％。

（3）对违反国家计划生育政策、出现重大安全责任事故、出现重大工作责任事故和出现违法犯罪等问题的直接责任人按国家有关法律法规和党纪政纪处理。

机关绩效考评方案另文下发。

 

中共福建工程学院委员会         福 建 工 程 学 院

2006年 12月 6日

 

 

主题词：机关效能  绩效考核  若干意见

主送：各党总支（直属党支部）、各部门、各单位

抄送：校领导、存档

中共福建工程学院委员会办公室              2006年12月7日印