福建工程学院机要文件管理工作暂行规定

福建工程学院机要文件管理工作暂行规定

闽工院委办[2004]8号

第一章总则

第一条为规范学院机要文件的管理工作，确保文件管理的严格、保密，传递的安全、时效、准确，根据中央和福建省委、省政府对机要文件管理工作的规定，结合我院的具体情况，制定本规定。

第二条机要文件是指中共中央、福建省委、省政府所

制发的，并通过机要交换渠道投递、电子公文传送的正式文件及涉密的党内刊物。

第三条我院机要文件管理工作的基本任务是：规范机要文件的管理和使用，确保收发、传递、传阅、借阅、保存、清退、销毁等环节的保密、安全、时效、准确，充分发挥机要文件作用。

第二章机构设置

第四条我院机要文件管理部门是党委办公室和院长办公室。办公室设机要室，配备专职机要秘书，负责机要文件的管理工作。

第三章机要文件管理人员

第五条机要文件管理人员应是中国共产党正式党员；具有较高的思想政治素质和较强的事业心和责任感；具有高度的政治警惕性；工作细致、认真、负责；能严格遵守保密纪律和国家的保密法律、法规。

第六条机要文件管理人员要保持相对稳定。调换时，必须如数点清机要文件，做好移交工作，办理交接手续。

第七条 机要文件管理人员的主要职责：管理好本单位从上级政府部门领取的机要文件及党内涉密刊物，认真做好登记、传阅、借阅、清退工作，确保机要文件的安全。

第八条机要文件管理人员必须严格遵守党和国家的保密纪律，认真执行各项保密规章制度，做到：

1、不在闲谈、电话和私人通信中涉及党和国家的秘密事项。

2、不向自己的家属亲友泄露党和国家的秘密。

3、不将机要文件私自带出办公室或给无关人员阅读。

4、不私自销毁秘密文件。

5、不擅自翻印、复制、摘记和抄录秘密文件内容。不擅自在公开发表的文章中引用秘密文件材料。

6、保持高度警惕，及时向有关领导和部门反映保密和安全工作情况，发现问题及时纠正。

第四章文件管理

收文发文

第九条机要文件必须由办公室机要人员签收。收文时要按照机要号码、密级、件数逐件核对、签收，并按照文号、题目、份数及文件序号逐项登记。发文时，要按照上级来文的发放范围下发文件，并按照文号、文件序号、件数逐项登记后发文。

阅读与组织阅读

第十条机要文件应严格按中央和省政府规定的范围阅读。

第十一条非党员领导干部及有关通知阅读中央、省政府文件，原则上可与担任同级别职务的中共党员的阅读范围相同。离退休党员干部按原级别阅读中央、省政府文件。

第十二条传阅机要文件由机要文件管理人员负责，严格履行签字手续，严禁横传，传阅及时退机要文件管理人员。

第十三条阅读文件时，不得随意复印文件，不得随意摘记和抄录文件内容。

第十四条 其他绝密文件、资料的阅读工作，由机要室组织。

借阅

第十五条借阅机要文件由机要文件管理人员负责，严格履行借阅手续，用毕及时退还机要文件管理人员。

第十六条借阅机要文件要按照规定的阅读范围借阅。因工作需要借阅规定范围以外的文件时，须经主管领导批准。借阅其他绝密文件、资料，原则上在机要室阅读，不得随意拿出。

第十七条凡参加上级召开的各种会议带回的机要文件，一律交机要室保存。若因工作需要需阅读，可办理借阅手续，用毕及时归还。

清退留存销毁

第十八条 机要文件要定期核查、清退，留存和销毁。一般一个月清查一次，一学期留存、销毁一次。清查中，发现遗失情况，应及时向主管领导和有关单位报告，并设法追查和补救。

第十九条机要室要按照上级下发的“机要文件清退表”整理文件，登记造册，一式四份，由主管领导核签后，二份送省委办公厅文电审办处、省政府办公厅文电处，二份由省委办公厅文电审办处、省政府办公厅文电审办处核查签章后留存。

第二十条文件的留存按省委、省政府有关规定办理。

第二十一条需销毁的文件要登记造册，由主管领导核签后，送省委、省政府机要局制定造纸厂监督销毁，不利作为废品随意处置。

党委办公室院长办公室

二〇〇四年六月二十二日