福建工程学院教学类档案工作规范

福建工程学院教学类档案工作规范

一、教学档案工作的基本原则

1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2．教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

3．教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。

4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5．各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

6．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7．逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

8．要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

二、教学档案归档范围的确定

1．确定的原则

（1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2．归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，（具体见附件一）。

（2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3．不归档的文件材料

（1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。

（2）无参考利用价值的事务性临时性文件。

（3）校内其他单位发来的文件。

（4）重份文件。

（5）与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

1．形成与积累

（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。

（2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。

（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

（4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

2．整理组卷

（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。

（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。

（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

（7）各种材料大小均为A4型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。

（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角。以件为单位，应在每项文件上端加盖归档章，并逐项填写。

（11）填写卷内目录及备考表。

（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。

（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

3．归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

（2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

（3）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从就学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理

1．分类编号

（1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（3）教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用毕业年度（“届”）。

2．编目

（1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

（2）按档号顺序，以案卷为对象填写。

（3）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

（4）必须将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

3．排架、保管

（1）按档号顺序排架。

（2）保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

（3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4．档案的补充与修改

（1）各系（部）随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

（2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案工作岗位责任制

1．教学管理部门领导的职责

（1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

（2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

2．各部门专（兼）职教学档案人员职责

（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

（2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。

（3）做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

3．教研室主任的职责

（1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。

（2）督促教师移交各种业务档案。

附件一：

福建工程学院教学类档案归档范围和保管期限表

教务处：

综合科

序号类目名称保管期限

1上级教育部门下达的指令性及指导性文件30 年

2学校有关教学工作的请示和上级的批复、函件永 久

3年度和年度以上的工作计划、总结和教学管理制度永 久

教务管理科

序号类目名称保管期限

1毕业生花名册永 久

2学校学位委员会授予本科学位审批文件材料永 久

3学生学籍变更的文件材料 （留级、休学、复学、转学、退学、保留或取消学生入学资格）

3.1关于学生学籍变更的通知30 年

3.2学籍变更的申请报告、审批材料30 年

4学生申请转专业的请示、批复30 年

5更正毕业生电子注册信息的报告永 久

6准予学生毕业的通知等相关文件材料永 久

7同意结业学生换发毕业证书的通知永 久

8关于补办毕业证明书的文件材料

8.1补办毕业证明书的存底材料永 久

8.2补办毕业证明书的申请、审批材料永 久

实践管理科

序号类目名称保管期限

1上级对实验室建设的通知、批复永 久

2国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料30 年

3学校基础实验室建设项目预算的申请、调整报告30 年

4学校实验室建设规划、建设项目实施、验收的通知、报告30 年

5高等学校实验室信息统计数据30 年

6上级对学科竞赛的表彰文件永 久

7学校优秀毕业设计（论文）表彰文件永 久

8实习基地协议书30 年

教学研究科

序号类目名称保管期限

1人才培养计划方面的指示、规定、办法永 久

2教学改革文件（各级各类教改立项、精品课、教学团队、综合班改革等）

30 年

3文化素质教育材料 30 年

4各级优秀教学评奖文件

4.1教学优秀奖评审结果的文件材料永 久

4.2教学新秀奖评审结果的文件材料永 久

4.3教学名师奖评审结果的文件材料永 久

4.4教学成果奖评审结果的文件材料永 久

4.5优秀教材奖评审结果的文件材料永 久

5教学工作委员会会议纪要永 久

6上级对本校学科建设、专业设置、学位授予专业等的通知、批复永 久

7新专业筹建、申报及建设的文件材料永 久

8 增列授予学士学位专业的请示、批复30 年

招生办公室

序号类目名称保管期限

1学校招生工作一般性通知10 年

2 学校有关招生录取工作的政策性、制度性文件30 年

3学校招生计划、招生简章、招生专业简介30 年

4新生录取花名册永 久

教材管理中心

序号类目名称保管期限

1本校主编、自编的教材30年

2各系（部）各专业使用教材目录30年

3教材样书10年

各系（部）：

序号类目名称保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作计划、总结、规章制度永 久

1．2系部人事任免职的通知永久

1、3系部表彰先进集体、先进个人的决定永 久

1、4年度财务工作报告30 年

1、5岗位聘任、教学管理方面通知、决定30 年

1、6系部成立、调整领导小组组成人员名单永 久

1、7迎新工作、毕业生工作的安排通知10 年

1、8校庆、校友工作的文件材料10 年

2、教学工作

2、2学生处分的报告、决定10年

2.2.1受到警告(不含)以上处分的永 久

2.2.2受到警告处分的30年

2、3 教学管理方面的通知、决定30 年

2、4自编、主编教学指导书、实习指导书及习题集30年

3、系（部）教代会、工代会材料

3、1请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复

永 久

3．2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘永 久

3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料30 年

3.4 讨论未通过的文件10 年

附件二：

福建工程学院系级教学档案归档范围

一、综合类

1.上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件。

2.关于教育改革培养目录，培养规格，专业和课程设置及学制等方面的指示、规定、办法等。

3.学校规划实施计划、教学要点，有关教学会议记录、调研报告、简报等。

4.学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及有关教学工作的文件。

5.有关招生分配的各种制度、规定、办法、条例以及有关招生计划分配表及文件。

6.各系及专业简介，以及招生分配情况介绍。

7.学校简介，以及招生广告。

8.系级教学工作总结。

9.教学经费申请报告，各门课程教学资助金申请表、实际经费预算及结算材料等。

10.有关教学工作的统计数据资料。

二、教学管理类

1.教师教学工作规程、教学工作评估材料。

2.教师工作量核算办法，教师开课情况。

3.教师教学任务安排，有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评估、总结及听课记录。

4.师资培训计划、考核、总结、出国进修等有关材料。

5.学生学籍管理材料，其中包括学籍卡、学生登记表、成绩册。

6.学籍变更材料（升、留级、休、转、复、退学等）。

7.学生奖惩材料（奖学金优秀学生、先生班级、学生处分材料）。

8.重点学科建设论证、申报、评审材料。

9.招生计划、招生简章、招生工作总结等。

10.课程安排表，教学运行表，学年校历。

11.毕业生质量调查材料，包括对毕业生质量调查的计划、总结调查表，使用单位对毕业生质量评审意见

12.各类培训班、进修班的文件材料。

三、教学业务类

1.课程教学标准及要求。

2.课程建设、规则、实施方案、课程设置一览表。

3.主干课程目录。

4.培养计划、教学大纲、教学计划方案、总结等。

5.教材建设、教师自编、主编教材、教学指导书、习题集和解题及使用教材目录。

6.优秀教师讲学的典型教案、教模、标本、幻灯片、录音、录音带及重要备课笔记等。

7.各类优秀学生典型的作业本、笔记本、在校期间发表的论文。

8.教学实习大纲、实习指导书、实习总结、实习讲义，实习结果鉴定材料、有代表性的实习报告。

9.实验教学工作情况（可根据规范具体化）。

10.考试试卷。

11.毕业设计（论文）及评审意见。

四、教学研究类

1.获校级以上的教学成果类的申报材料及奖状。

2.获校级以上的教学质量奖、优秀教材类的申报材料及奖状。

3.获校级以上的优秀集体奖、教书育人奖的申报材料及奖状。

4.专业设置改造、修订目录。

5.教学工作改革动态。

6.教师教学研究论文。

注：教学档案的归档按照校档案室归档要求，各单位需归档的教学档案由各系档案员负责收集、整理后向档案室移交。每年的学籍档案由各系教务员核对整理，按当年毕业专业装订成册，经系领导审核签字后向档案室移交。

二○○八年十月