福建工程学院归档文件整理实施细则

福建工程学院归档文件整理实施细则

（试行）

第一章总则

第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）（以下简称《规则》）和福建省档案局颁布的《福建省归档文件整理细则（试行）》的要求，结合我校实际，制定本实施细则。

第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书保存的各种纸制文件材料。

第三条归档文件的整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第四条根据《规则》规定，从2003年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。

第二章实施范围

第五条福建工程学院有关党群工作、行政管理等文件材料的整理工作。

第六条科研、产品生产与科技开发、基建、设备、教学、外事、出版、财会等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。

第三章文件归档整理的组织工作

第七条根据上级有关规定：凡高等学校在教学、科研、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、出版、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向学校综合档案归档。

第八条整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，采取集中和分散相结合的形式，即平时由各职能部门整理（预立卷——负责收集、分类、排序、编目、入盒），按规定时间归档后由综合档案室集中整理。

第九条校属各单位必须认真执行学校制定的《各类档案工作规范、归档范围和档案保管期限》、将其纳入有关人员的岗位责任制监督实施。

第十条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。

第十一条档案人员应深入实际，加强具体指导，认真细致，严格质量检查关。检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。

第四章归档文件的整理与装订

第十二条归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：

（一）正本与定稿作为一件；

（二）法律法规、规章制度等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；

（三）正文与补充文件正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件。附件页数多，也可各为一件；

（四）具有保存价值的文件处理单与正文作为一件；

（五）原件与复印件或手抄件，应作为一件；

（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；

（七）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；

（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，同一年度的作为一件，不同年度的可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明；

（九）单一问题的多份文件（如组织、工资关系、行政介绍信、学籍卡等）作为一件。

第十三条归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。

第十四条对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。

第十五条以“件”作为保管单位的各文本和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；不同文字的文本，无特殊规定的中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件前面。

第十六条装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

第十七条装订用品必须符合档案保护要求。为了简便装订方式，我校的装订材料采用以下办法：线装（三孔一线）；也可采用缝纫机扎边及不锈钢夹。以上三种装订材料视情况而定。

第五章归档文件的分类

第十八条归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类办法、制定分类方案、文件归类等工作。

第十九条根据《规则》规定，年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方案。年度、保管期限为必选项目；机构（问题）为选择项目。根据高校档案的特点，考虑目前正在采用的高校档案实体分类法的连续性和稳定性，我校决定对档案实体采用“年度——问题（职能类别）——保管期限”的复式分类法。

第二十条年度分类法，是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类；

（一）一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度；

（二）计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度；

（三）跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时归入办结年度；

（四）跨年度的请示与批复、报告与批示、问函与复函可以归入回复性文件所在年度，但要在“归档文件目录”备注栏内加以说明；

（五）几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准；

（六）没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理分类；

（七）对在有专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度分类；

（八）临时性机构，存在时间不长（两年以来），文件材料较少，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。

第二十一条问题（职能类别）分类法，是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类，或者是按照文件形成的领域范畴对归档文件分类，或者是按照文件形成的领域范畴对归档文件分类。高等学校在实际操作中，原则上应根据内部机构的职能性质来设置类别。比如，党群部门形成的文件归入党群类；行政部门形成的文件归入行政类；教学部门形成的文件归入教学类；……。学校召开的重要会议与开展的重大活动形成的文件材料不管是哪个部门形成的，都要作为一个整体归入相应类别，比如，党代会文件归入DQ11类，教代会文件可归入DQ16类或XZ11类，“三讲”教育文件可归入DQ11类或DQ13类，……。同一问题的文件不要分开。不允许按文种分类，也不设“材料类”、“文件类”、“电报类”等。文件、材料、电报都应按问题（职能类别）合并归档。同一全宗应保持分类方案的稳定。

第二十二条按保管期限分类，是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。按照国家档案局关于高校档案保管期限的规定执行：

永久，就是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会建设与历史研究有长远（即50年以上）利用价值的文件材料定为永久保管；

30年，凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对学校工作有参考利用价值的文件材料，定为30年保管；

10年，凡是在较短时间内，对学校有参考利用价值的文件材料，定为10年保管。

第二十三条各单位文件的归档范围及保管期限，按第九条执行。

第六章归档文件的排列

第二十四条归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文（针对本单位的来文）集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。

第二十五条同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

第二十六条对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。

第七章归档文件的编号

第二十七条归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

第二十八条件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。

室编件号是归档文件分类、排列后在其分类方案中最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“１”开始标注。如采用“年度——问题（职能类别）——保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一问题的一个保管期限内从“1‘开始逐件流水编号。

第二十九条归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项；“问题（职能类别）”为选择项。

全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号（此处，校属各单位不要填写）。

年度：是指文件材料形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2001”。

保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”、“30年”、“10年”。

问题（职能类别）：是指作为分类方案类目的问题（职能类别）名称或规范化的简称。

第三十条归档章的项目与格式见下图：（单位：mm）

填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、彩色笔等不耐久的书写材料进行填写。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章重叠。

第八章归档文件的编目

第三十一条编目，是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。目录各项目的具体填写要求如下：

件号：初指室编件号。档案移交时变动较大，则应另外编制件号，此为馆编件号。变动不大，也可沿室编件号。

责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本处”、“本学校”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略，但不能省“我”。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。

文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名、期次、文件材料的件次。

题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录；并列题名在需要时与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清，不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号，重要的附件题名也应抄录，外加“（ ）”号，以防漏检。

日期：指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度、月、日各用2位数；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。实际填写时可将月、日的数字回行填写，即填写为两行。

页数：填写一件文件的总页数。空白页不计数；来往文书、正本与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理，对永久、长期保存的档案，我校统一要求每件都编页号。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“※”号，将具体内容填入备考表。

第三十二条归档文件目录的格式，如图：

归 档 文 件 目 录

表格：凡归档的文件目录要用国际标准A4型（210mm×297mm）纸，左侧装订（左边距20mm，右边距10mm）；本单位留存的可用16开型纸。

第三十三条填写归档文件目录项目时，应使用耐久的书写材料填写。已采用计算机管理档案的单位，可使用档案管理软件生成并打印出目录。目录要求一式三份（其中两份上交综合档案室，一份本单位留用）。

第三十四条归档文件目录应单独装订成册并编制封面。封面式样如图：

归档 文 件 目 录

全宗名称

年度

保管期限

机构——————————

全宗名称：填写立档单位的全称或规范的简称（此项由综合档案室指导填写）。年度：填写档案的形成年度。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。为便于保管和利用，全校统一规定，每盒内要放置一份归档文件目录。

第九章归档文件的装盒

第三十五条归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒，其工作内容包括填写备考表、档案盒封面及盒脊项目等。

第三十六条装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒。装盒时，应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损。

第三十七条档案盒是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。制作规格与式样按《规则》执行。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。

第三十八条档案盒的封面应使用全宗名称（福建工程学院）。各系、处都注明：××系××处等。

第三十九条档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。包括全宗号、年度、保管期限、问题（类目）。前四项的填写要求按第三十条执行。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“——”号连接，馆编件号待档案移交进馆时再行编制；盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时要求编制。为方便综合档案室管理，我校规定各单位统一用铅笔编制填写盒号。

第四十条为了整齐美观醒目，方便查询，可以在档案盒盒脊上填写档号：

第四十一条每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况，以及说明归档文件目录中备注项目“*”号的内容。

整理人：填写负责整理该盒档案文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由校综合档案室档案人员或综合档案室负责人填写，也可与校属各单位负责人联署。

日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

备考表的外形尺寸、页边和文字尺寸等见下图（单位mm：）

第四十二条本实施细则解释权属福建工程学院综合档案室。

第四十三条本实施细则自下发之日起开始执行。过去与本实施细则不一致的规定和办法同时废止。

备考表

二○○八年十月