关于印发《福建工程学院实物类档案管理细则》的通知
发布者:lb 发布时间:2017-09-11 浏览次数:169
关于印发《福建工程学院实物类档案管理细则》的通知
各部门、各学院：
现将《福建工程学院实物类档案管理细则》印发给你们，请遵照执行。
校长办公室
2016年1
0月24日
福建工程学院实物类档案管理细则
为加强我校实物类档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校具体情况，特制定本细则。
基本原则
实物类档案是学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是学校档案的重要组成部分，是学校各项活动真实、形象、直观的记录。
凡是学校各归档单位在行使职能活动时形成、获赠或者收集的、具有长远保存利用价值的实物均属实物类档案的归档范围，主要包括在各种重大活动、校际交流、外事活动和其它活动中形成、获赠或者收集的具有纪念意义和保存价值的题词、书画、礼品、纪念品等，以及在办学过程中自然保留下来的具有校史纪念意义的各种实物、荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等。
实物类档案由档案馆集中统一管理并在确保完好的前提下提供利用。
实物类档案的归档范围和保管期限
（一）归档范围
1．凭证性、纪念性实物
学校发展过程中产生的有保存价值及纪念意义的物品。包括学校各个历史时期牌匾、证件、徽章等样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等；各种活动的标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票等；为对外宣传交流及纪念活动而制作的各种礼品、纪念品等。
2．荣誉类实物
学校归档单位、学校社团以及师生员工等在教学、科研、管理、服务、文体等活动中获得的省部级以上（含省部级）各类奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等实物。
3. 题词字画类实物
上级领导、社会知名人士、各界校友以及本校师生的题词、字画原件；重大活动嘉宾签名册；各归档单位获赠或接收的校外单位或个人赠送给学校的字画等实物。
4. 对外交流中获赠或接受的各种礼品、纪念品等实物。
（二）保管期限
实物类档案原则上为永久保存。
三、实物类档案的归档要求
1. 学校各单位涉及上述归档范围的实物，均应主动归档保存。不在归档范围内但有保留价值、能反映学校发展历程的实物，经档案馆认定后确定是否归档。
2. 学校师生个人采取自愿原则向档案馆捐献或寄存，或由学校向个人征集。
3. 凭证性、纪念性实物归档时应同时提交制作单位、制作目的、制作及使用时间、使用范围、制作数量、价值、设计者等基本资料信息。
4. 荣誉类实物归档时应同时提供授予单位、授予时间地点、授予称号、事由、相关资料、相关新闻等资料信息。
5．题词字画类实物归档时应同时提供题（作）者姓名、赠送人、接受时间、地点、接受人、事由、相关资料、相关新闻等资料信息。
6. 对外对台交流中获赠或接受的各种礼品、纪念品等实物归档时应同时提供物品名称、制作者或制作单位、价值、接受时间、地点、赠送人、接收人、事由、相关资料、相关新闻等资料信息。
7. 实物类档案移交时，档案馆要与移交部门办理相关移交手续，并附相关资料信息，必要时附上实物照片。
四、实物类档案的管理
1. 实物类档案由档案馆集中统一管理。学校任何单位或个人不得将实物类档案私存、损坏或转送他人。若实物类档案形成单位因展示、宣传等需要暂时不能归档的，应向档案馆申报暂缓归档，并办理相关登记备案手续。
2. 档案馆对接收的实物类档案，做好登记、编目、分类等工作，并编制必要的检索工具，以便查找利用。
3. 档案馆对入藏的实物类档案应加贴标签。标签应贴在实物隐秘处，不影响实物外观，标签内容应包括：档号、名称、产生年份、来源、规格等著录项。
4. 档案馆应采取有效保护措施，珍贵实物档案（可移动文物）应专柜存放。
5. 为保证实物类档案收集完整、齐全，各归档单位要协助档案馆做好收集、归档工作。
五、实物类档案的利用
利用实物类档案原则上只能使用实物照片。实物类档案形成单位如因展示、宣传等需要，确需借出实物档案，须写明利用目的，经分管校领导批准办理暂借手续后方能借出，相关单位应保证暂借实物档案的完好。
六、附则
本规定自发布之日起实施，未尽事宜由档案馆负责解释。