福建工程学院出版类档案工作规范

附件9：

福建工程学院出版类档案工作规范

第一章总则

第一条 为了提高学校出版类档案（以下简称“出版档案”）的工作质量和管理水平，充分发挥其作用，根据《中华人民共和国档案法》、《出版社书稿档案工作规定》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校实际情况，制定本规范。

第二条 凡是在学校编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属出版档案。

   第三条 出版档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，方便开发和利用。

第四条 出版档案反映了学校教学、科研、管理的水平及活动情况，它是国家科学文化和学校教学、科研改革与发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。

第五条 出版档案工作要纳入出版、编辑部门的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

    第六条 学校学报、校报编辑部门，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

                   第二章出版档案归档范围

第七条 确定的原则

1.归档的出版文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

    2.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

    第八条 归档的主要内容和重点（具体见附件1）

    1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。

2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

3．归档的出版文件材料实行纸质文件与电子文件双轨制同时归档原则。

    第九条 不归档的文件材料

    1.上级有关出版的普发（非专指本校）、不办的文件；

2.未生效的合同、协议书；

3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

    4.重份文件、校内单位发来的文件；

    5.无参考利用价值的事务性、临时性函件；

    6.校外单位交换来的材料。

第十条 保管期限

出版综合管理性文件、出版物文件材料的保管期限的确定见附件1。

    第三章出版文件材料的部门立卷和归档要求

       第十一条 形成积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保证归档材料的完整、齐全、系统和准确。

2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经出版编辑部门主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书，在二个月内向本部门的兼职档案员移交、归档。

    第十二条 整理组卷

1. 整理单位

出版综合管理性文件以“件”为单位进行整理，按《福建工程学院归档文件整理实施细则》执行；出版物文件材料以“卷”为单位进行整理。

2.出版物整理组卷

（1）出版档案以出版物名称分别进行立卷，组成一卷或数卷，按年度立卷 ，不可混年立卷。

① 学报，一期一卷或合订本为一卷，原稿与样本分别立卷。

② 校报，按年度、季、月为一卷或合订本为一卷，按时间顺序排列，稿件与样本分别立卷 。

③ 期刊，视其情况一期一卷或几期一卷，按年度、期次排列，原稿与样本分别立卷 。   

    ④书籍，一般以作品为单位整理，一书组成一卷或数卷。

    （2）跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。    

    3.案卷编目

卷内目录内容：

——档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性。按《福建工程学院档案实体分类实施办法》编制。  

——案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括责任者、内容、名称（文种）等。

——起止时间：卷内文件形成的起止年月；

——卷内页数：卷内总页；

——保管期限：永久、长期、短期；

——序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号：文件发文字号；

——责任者：文件的发文机关或署名者；

——文件题名：文件标题全称；

——日期：文件形成日期；

——页号：每份文件首页上标注的页号。（注：最后一份文件填写首尾两个页号，两页号间用-隔开，如96-98）；

——备注：需要说明的问题。

4. 卷内备考表

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，立卷人，检查人 ，立卷时间等。

——参见号：反映同一内容而形式、载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。

5. 案卷封面和脊背的编制（封面、脊背按项目内容印刷）

（1）案卷封面可采用案卷外封面，主要内容如下：

——案卷题名，与卷内目录中的案卷题名相同；

——立卷单位，应填写文件立卷部门 ；

——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；

——保管期限，应依据附件1的规定划定的保管期限，同一卷内有不同保管期限从长标识；

（2）案卷脊背，应填写档号和案卷题名 。

6．案卷装订要求

（1）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，每卷页号从1开始；装订时以左下方对齐，在左侧装订。不装订的案卷，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：类目名称、档号（室编号、馆编号）、件号、年度、保管期限的戳记章，并逐一填写。

（2）出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处。

（3）装订线以外有文字的要贴边条纸，有保存价值的小便条要贴在大纸上。

（4）、案卷装订按照全引（卷内）目录、归档说明 、文件材料、备考表、封底顺序排好，左、下侧对齐，装订线离左侧15mm，三点一线装订，线在背面打结（应选择胶订或线装，不能用金属材料装订） 。

7．卷盒、卷内表格规格

（1） 卷盒规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm，50mm。

（2）卷内目录、备考表的尺寸为A4纸规格。

（3）卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

   第十三条 电子文件的整理

出版类档案所产生的电子文件整理、立卷、归档按《福建工程学院电子文件归档与电子档案工作规范》执行，并标注参见号。

第十四 声像载体材料的整理

出版类档案所产生的声像载体材料整理、立卷、归档按《福建工程学院声像载体档案工作规范》执行，并标注参见号。

    第十五条 归档验收

    1.出版编辑部门的兼职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的出版文件材料，集中向学校档案室移交，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

    2.出版物版权转移到校外出版时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

        第四章出版档案的管理

第十六条 分类编号、编目

1.按《中国档案分类法---教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

2.根据出版档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。（详见附件1 ）。

3.出版档案实体分类按《福建工程学院档案实体分类实施办法》执行。

4. 编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792.5-85《档案著录规则》编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

第十七条 排架、保管、统计

1．按档号顺序排架

    2．保管、统计按《福建工程学院档案业务建设规范》第四

章执行。

第十八条 鉴定与销毁

1．出版档案的鉴定与销毁，按照《中华人民共和国档案法》、《福建工程学院出版档案归档范围与保管期限》的要求，对已满保管期限的出版档案进行鉴定。

2．出版档案的鉴定与销毁工作，在主管院领导的领导下，由学校档案室和出版编辑部门等有关部门组成鉴定小组，负责对超过保管期限出版档案进行档案鉴定销毁，提出销毁或延长保管期的审查意见，报主管院领导批准后，登记造册方可存毁，不能随意自行销毁。

3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

       第五章出版档案的开发利用

第十九条 档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用服务。本校教职工查阅出版档案应办理查阅手续后方可查阅。

第二十条 校外单位或个人利用时，应持单位介绍信，经院办主任批准，重要的报主管院领导批准，方可查阅。

第二十一条 凡利用室藏档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。

第二十二条 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。

第二十三条 对借出档案，学校档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，学校按规定严肃处理。

第六章附则

第二十四条 本规范未尽事宜，按国家有关规定执行。

第二十五条 本规范由学校档案室负责解释。

第二十六条 本规范经院长办公会讨论通过，自发文之日起施行。

附件：

1、福建工程学院出版类档案归档范围和保管期限

2、全引（卷内）目录

3、备考表

4、案卷目录

    5、出版档案移交目录

附件一：

福建工程学院出版类档案归档范围和保管期限

归档单位：高等教育发展研究中心、宣传部（分类号WS11、CB12--CB15）

注：

出版物项目：CB12为报纸、CB13为刊物、CB14为书稿、CB15为音像。

附件二：全引（卷内）目录

福建工程学院档案室

附件三：

卷   内   备   考   表

附件四：

案卷目录

福建工程学院档案室